Lewati ke konten utama

Penjualan dan Pembelian

Selling (penjualan) dan Buying (pembelian) adalah rantai order-to-cash dan procure-to-pay di GARP ERP. Staf penjualan memakai Selling untuk membuat penawaran, menerima pesanan dan mengirim barang; staf pembelian memakai Buying untuk mengajukan permintaan, memesan dan menerima barang. Keduanya memperbarui Inventori dan Akuntansi secara otomatis. Temukan keduanya di Selling (/app/selling) dan Buying (/app/buying) pada sidebar desk.

Konsep utama​

Workspace Selling

  • Customer (pelanggan) dan Supplier (pemasok) — pihak yang bertransaksi dengan Anda, dikelompokkan lewat Customer Group, Supplier Group dan Territory (wilayah) untuk keperluan pelaporan dan penetapan harga.
  • Item (barang atau jasa) — apa pun yang Anda jual atau beli, dipakai bersama dengan Inventori.
  • Price List (daftar harga) dan Item Price (harga per item) — harga jual dan harga beli untuk setiap item. Pricing Rules (aturan harga) menerapkan diskon berdasarkan pelanggan, grup, kuantitas atau tanggal.
  • Quotation → Sales Order → Delivery Note → Sales Invoice — rantai penjualan.
  • Material Request → Purchase Order → Purchase Receipt → Purchase Invoice — rantai pembelian, bila perlu dengan Request for Quotation dan Supplier Quotation di antaranya.
  • Payment Entry (entri pembayaran) — menutup salah satu rantai tersebut. Lihat Akuntansi.
  • Returns (retur) — Delivery Note atau Purchase Receipt yang ditandai sebagai retur, disertai credit note atau debit note untuk membalik fakturnya.

Alur umum​

Selling:  Quotation ─▶ Sales Order ─▶ Delivery Note ─▶ Sales Invoice ─▶ Payment Entry

Buying:   Material Request ─▶ (Request for Quotation ─▶ Supplier Quotation)
                           ─▶ Purchase Order ─▶ Purchase Receipt ─▶ Purchase Invoice ─▶ Payment Entry

Setiap langkah dibuat dari langkah sebelumnya melalui tombol Create, sehingga kuantitas, harga dan pajak ikut terbawa, dan dokumen terdahulu menunjukkan berapa banyak yang sudah dikirim atau ditagih. Anda boleh melompati langkah: Sales Invoice bisa dibuat langsung dari Sales Order, dan bila Update Stock dicentang, satu dokumen sekaligus mengirim barang dan menagihnya.

Tugas umum​

Membuat penawaran untuk pelanggan dan mengubahnya menjadi pesanan​

  1. Buka /app/quotation, klik Add Quotation, pilih customer lalu tambahkan item.
  2. Klik Submit, kemudian gunakan Print atau Email untuk mengirimkannya.
  3. Begitu pelanggan menyetujui, buka Quotation tersebut lalu pilih Create > Sales Order. Periksa tanggal pengirimannya, lalu klik Submit.

Daftar Sales Order, menampilkan customer, tanggal, status dan total untuk setiap pesanan

Mengirim dan menagih sebuah Sales Order​

  1. Buka Sales Order tersebut lalu pilih Create > Delivery Note. Sesuaikan kuantitas bila Anda mengirim sebagian, pilih gudangnya, lalu klik Submit. Stok berkurang.
  2. Dari Delivery Note pilih Create > Sales Invoice lalu klik Submit. Saldo piutang pelanggan bertambah.
  3. Catat pembayarannya seperti dijelaskan di Akuntansi.

Membeli dari pemasok​

  1. Buka /app/purchase-order, klik Add Purchase Order, lalu tentukan supplier, item, harga dan tanggal barang dibutuhkan. Klik Submit dan kirimkan ke pemasok.

Workspace Buying 2. Saat barang tiba, buka Purchase Order tersebut lalu pilih Create > Purchase Receipt. Isikan kuantitas yang diterima dan yang ditolak beserta gudang penerimaannya. Klik Submit. Stok bertambah. 3. Saat faktur dari pemasok datang, pilih Create > Purchase Invoice dari Purchase Receipt tadi, cocokkan nilainya dengan faktur fisik, lalu klik Submit.

Menangani retur dari pelanggan​

  1. Buka Delivery Note aslinya lalu pilih Create > Sales Return. Kuantitas masuk sebagai angka negatif; hapus baris yang tidak diretur.
  2. Klik Submit pada retur tersebut agar stok kembali masuk.
  3. Buka Sales Invoice aslinya lalu pilih Create > Return / Credit Note untuk membalik piutangnya.

Konektor e-commerce​

Pada paket yang mencakup integrasi e-commerce, Anda dapat menghubungkan toko online (Shopify, WooCommerce dan sejenisnya) sehingga pesanan dari web masuk sebagai Sales Order dan level stok tersinkron kembali ke toko tersebut. Konfigurasinya ada di bagian Integrations pada desk.

Daftar periksa penyiapan​

  1. Customer dan supplier, lengkap dengan group dan territory-nya.
  2. Item dengan price list penjualan dan price list pembelian.
  3. Template pajak penjualan dan pajak pembelian.
  4. Payment terms dan gudang default.
  5. Selling Settings dan Buying Settings untuk penamaan, validasi, serta apakah Sales Order wajib ada sebelum penagihan.

Terkait​