Lewati ke konten utama

Proyek

Projects memungkinkan Anda mengelompokkan pekerjaan ke dalam sebuah proyek, memecahnya menjadi task, mencatat jam kerja yang dihabiskan tim, lalu melihat berapa biaya yang keluar dan berapa yang dihasilkan proyek tersebut. Modul ini cocok untuk firma konsultan, kontraktor, agensi dan tim internal yang menagih berdasarkan waktu atau memantau penyelesaian pekerjaan terhadap anggaran. Transaksi apa pun di GARP ERP (faktur, expense claim, pembelian, stock entry) dapat ditandai dengan sebuah project, sehingga perhitungan biaya cukup dilakukan lewat filter. Modul ini ada pada Projects di sidebar desk, atau di /app/projects.

Konsep utama​

Workspace Projects

  • Project (proyek) — wadahnya: customer, tanggal, status, persentase penyelesaian, serta ringkasan biaya, penagihan dan margin yang ditarik dari transaksi terkait.
  • Task (tugas) — satu unit pekerjaan di dalam proyek, lengkap dengan penanggung jawab, tanggal, prioritas, ketergantungan dan task induk untuk sub-task.
  • Project Template — kumpulan task tersimpan yang dipakai sebagai dasar pembuatan proyek baru.
  • Timesheet (lembar jam kerja) — jam kerja yang dicatat seorang karyawan untuk sebuah project, task dan Activity Type. Timesheet dapat ditagihkan kepada pelanggan sekaligus dibayarkan lewat penggajian.
  • Activity Type (jenis kegiatan) dan Activity Cost (biaya kegiatan) — jenis pekerjaannya, serta tarif penagihan dan tarif biaya per jam untuk masing-masing karyawan.
  • Project Update — catatan status berkala yang dapat dikirimkan melalui email kepada para pemangku kepentingan.

Bagaimana semuanya terhubung​

Project ─▶ Tasks ─▶ Timesheets ─▶ Sales Invoice (billable hours)
   │
   └─ Purchase Invoices, Expense Claims, Stock Entries tagged with the project ─▶ project cost

Formulir project menampilkan total costing amount, total billed amount dan gross margin, yang ikut diperbarui setiap kali dokumen terkait di-submit.

Tugas umum​

Membuat proyek beserta task-nya​

  1. Buka /app/project lalu klik Add Project. Isikan nama, customer, serta perkiraan tanggal mulai dan tanggal selesai. Pilih Project Template bila Anda sudah punya.
  2. Simpan. Tambahkan task di /app/task, dan tentukan project, penanggung jawab serta tanggalnya pada setiap task.
  3. Ubah tampilan daftar task ke Gantt atau Kanban (pemilih tampilan ada di bagian atas daftar) untuk menjadwalkan task atau memindahkannya antarstatus.

Mencatat dan menagih waktu kerja​

  1. Buka /app/timesheet lalu klik Add Timesheet. Pilih employee-nya, kemudian tambahkan baris berisi activity type, project, task, waktu mulai dan jumlah jam. Centang Is Billable pada baris yang dibayar oleh pelanggan.
  2. Klik Submit.
  3. Untuk menagihkannya, buka /app/sales-invoice, klik Add Sales Invoice, pilih customer, lalu gunakan Get Items From > Timesheet. Pilih timesheet yang sudah di-submit, kemudian klik Submit pada fakturnya.

Melihat profitabilitas proyek​

  1. Buka proyeknya lalu baca bagian Costing and Billing.
  2. Untuk rinciannya, cari laporan Project Profitability, atau filter General Ledger dan Profit and Loss Statement berdasarkan project.

Mengirim pembaruan status​

  1. Aktifkan Collect Progress pada project lalu tentukan Frequency To Collect Progress. Sistem kemudian membuat draf Project Update sesuai jadwal tersebut dan menanyakan status kepada setiap pengguna pada tabel Users di project itu. Tinjau catatan yang terkumpul, lalu klik Submit pada Project Update untuk mengirimkan ringkasannya. Anda juga dapat membuka update yang sudah ada dari tab Connections pada project.
  2. Aktifkan Collect Progress pada project berikut frekuensinya agar sistem meminta pembaruan dari tim secara terjadwal.

Daftar periksa penyiapan​

  1. Activity type, dan activity cost per karyawan bila Anda menagih berdasarkan waktu.
  2. Project template untuk jenis penugasan yang berulang.
  3. Employee (dari HR dan Penggajian) untuk pengisian timesheet.
  4. Projects Settings untuk menentukan apakah entri timesheet yang saling tumpang tindih diperbolehkan.
catatan

Gameplan, yang tersedia di /g pada paket yang menyertakannya, adalah aplikasi terpisah untuk diskusi tim dan ruang proyek yang ringan. Gunakan Projects untuk pekerjaan yang dihitung biayanya dan dapat ditagihkan; gunakan Gameplan untuk percakapan dan koordinasi.

Terkait​