Lewati ke konten utama

Insights

Alat pelaporan dan dashboard GARP berada di https://<workspace>.garp.aiconec.com/insights. Di dalam produk, alat ini bernama Data Studio — itulah nama yang tertera pada tile di layar apps dan pada tab peramban, jadi carilah Data Studio, bukan Insights. Laporan bawaan desk sudah menjawab pertanyaan-pertanyaan standar (trial balance, stock balance, sales register). Data Studio hadir untuk pertanyaan yang khas bagi bisnis Anda: pendapatan per cabang per bulan berdampingan dengan jumlah karyawan, sepuluh pelanggan teratas berdasarkan margin, atau volume tiket dibandingkan penjualan. Anda menyusun sebuah query lewat builder visual, mengubahnya menjadi chart, lalu menempatkan chart tersebut pada sebuah dashboard. Data Studio membaca langsung dari basis data workspace Anda, jadi tidak ada yang perlu diekspor. Saat dibuka, aplikasi ini mendarat di Dashboards; sidebar-nya juga memuat Workbooks, Data Sources, dan Settings.

Konsep utama​

  • Data Source (sumber data) — basis data yang bisa dikueri. Basis data GARP ERP Anda sudah terhubung sejak awal sebagai Site DB, dan setiap doctype menjadi sebuah tabel di dalamnya. New Data Source menambahkan sumber lain: MariaDB, PostgreSQL, ClickHouse, DuckDB, atau berkas CSV maupun Excel yang Anda unggah.
  • Workbook (buku kerja) — wadah yang mengelompokkan query, chart, dan dashboard yang saling berkaitan, misalnya satu workbook untuk tiap departemen. Semua yang Anda buat berada di dalam sebuah workbook, dan workbook menyimpan dirinya sendiri sambil Anda bekerja; tidak ada tombol Save yang perlu ditekan.
  • Query (kueri) — sebuah pertanyaan yang disimpan. Setiap query baru lebih dulu meminta Anda memilih Query Builder, SQL Editor, atau Script Editor. Builder bekerja dengan langkah-langkah yang Anda tumpuk: Select Source, Filter Rows, Join Table, Add New Column, Group & Summarize, Pivot. Query lain di workbook yang sama bisa menjadi sumber bagi sebuah query.
  • Chart (grafik) — visualisasi dari satu query. Jenisnya adalah Number, Bar, Line, Row, Donut, Funnel, Table, Map, Bubble, dan Sankey. Tidak ada pie chart; gunakan Donut. Chart Number menerima prefix, suffix, jumlah desimal, dan opsi menyingkat nilai.
  • Dashboard (dasbor) — kisi berisi chart, disusun di dalam workbook lalu terdaftar di halaman Dashboards. Filter tidak berjalan otomatis: Anda menambahkan filter bertipe String, Number, atau Date, lalu menyalakannya pada tiap chart yang ingin dikendalikan dan memilih kolom yang difilter di sana.
  • Sharing (berbagi pakai) — workbook dibagikan orang per orang sebagai Can View atau Can Edit, dengan opsi akses lihat atau edit untuk seluruh organisasi. Dashboard atau chart justru memakai General Access: siapa pun yang punya tautan bisa melihat, siapa pun di organisasi bisa melihat, atau hanya orang tertentu yang bisa melihat. Dialog yang sama menyalin tautan atau cuplikan embed.
  • Refresh (penyegaran) — dashboard menjalankan ulang chart-nya setiap kali dibuka, tetapi hasilnya disimpan di cache selama sepuluh menit, sehingga angkanya bisa tertinggal hingga sepuluh menit. Refresh memaksa eksekusi ulang. Tidak ada yang disegarkan menurut jadwal. Untuk sesuatu yang datang dengan sendirinya, pasang alert pada sebuah query: per jam, harian, mingguan, bulanan, atau jadwal cron, dikirim lewat email atau Telegram saat kondisi yang Anda tetapkan terpenuhi.

Bagaimana semuanya terhubung​

ERP database (Site DB — every doctype is a table)
        │
     Workbook
        ├─ Query      (source, joins, filters, group & summarize)
        ├─ Chart      (points at one query)
        └─ Dashboard  (charts plus filters)  ─▶  share or embed

Tugas umum​

Menyusun query​

  1. Buka /insights, masuk ke Workbooks lalu tekan New Workbook, atau buka workbook yang sudah ada.
  2. Tekan + di ujung bilah tab dan pilih New Query, lalu Query Builder.
  3. Pada Pick Starting Data, pilih tabelnya. Tabel memakai nama basis datanya, jadi Sales Invoice adalah tabSales Invoice dan barisnya tabSales Invoice Item.
  4. Tambahkan Filter Rows untuk docstatus = 1 dan rentang tanggal, lalu Group & Summarize untuk mengelompokkan berdasarkan satu field (customer, bulan) dan mengagregasi field lain (sum dari grand total).
  5. Tekan Execute untuk melihat hasilnya, dan isi Query Title di panel Details di sebelah kanan. Tidak ada yang perlu disimpan; workbook mengikuti sambil Anda bekerja.

Mengubahnya menjadi chart​

  1. Tekan + dan pilih New Chart, lalu pilih query tadi di bawah Query.
  2. Pilih jenis chart-nya. Panel konfigurasinya berubah mengikuti jenis tersebut: chart bar, line, dan row memberi Anda X Axis dan Y Axis, donut atau funnel menerima label dan value, sedangkan chart number menerima prefix, suffix, dan desimal.
  3. Atur warna dan format angka di panel yang sama.

Menyusun dashboard​

  1. Tekan +, pilih New Dashboard, lalu beri nama.
  2. Tekan Edit, lalu + Chart untuk menempatkan chart. Seret untuk memindahkan, seret sudutnya untuk mengubah ukuran, dan gunakan + Text untuk judul atau catatan.
  3. Tekan + Filter. Pada tab Setup milik filter itu, beri Label dan Type (String, Number, atau Date), lalu di bawah Linked Charts nyalakan tiap chart yang ingin dikendalikan dan pilih kolom yang difilter. Sebuah filter tidak melakukan apa pun sampai ia dihubungkan.
  4. Tekan Done, lalu Share untuk memberi akses kepada rekan kerja atau menyalin tautan yang hanya bisa dibaca.

Menggabungkan dua tabel​

  1. Tambahkan langkah Join Table lalu pilih tabel kedua, misalnya tabSales Invoice Item untuk data di tingkat baris. Hanya tabel di dalam data source yang sama yang ditawarkan.
  2. Pilih Inner, Left, Right, atau Full. Kolom penghubungnya sudah diisikan untuk Anda dari link field milik ERP; periksa dulu sebelum melanjutkan.
  3. Pilih kolom yang Anda inginkan dari tabel yang digabungkan.

Daftar periksa penyiapan​

  1. Berikan role Insights User kepada para penyusun laporan, dan Insights Admin kepada siapa pun yang harus mengelola tim dan setelan. Orang yang Anda undang dari Settings → Users otomatis mendapat Insights User. Tanpa salah satu dari dua role ini, aplikasinya tidak akan terbuka.
  2. Di Settings → General, setel Fiscal Year Start ke 1 Januari dan Week Starts On ke Monday. Jika Fiscal Year Start dibiarkan kosong, pengelompokan tanggal menurut tahun fiskal jatuh kembali ke 1 April, yang tidak akan cocok dengan pembukuan Anda.
  3. Sepakati konvensi penamaan untuk query (misalnya Sales - Monthly by Branch) agar daftarnya tetap mudah digunakan.
  4. Buat satu dashboard untuk tiap audiens (manajemen, penjualan, keuangan), bukan satu dashboard untuk semua orang.
peringatan

Settings → Permissions → Apply User Permissions mati sejak awal. Sampai Anda menyalakannya, siapa pun yang bisa membuka sebuah query akan melihat semua baris yang dikembalikan query itu, termasuk perusahaan, cabang, dan gaji yang tidak bisa mereka lihat di desk. Nyalakan sebelum Anda membagikan workbook secara luas.

tip

Dokumen yang sudah di-submit memiliki docstatus 1, draf 0, dan dokumen yang dibatalkan 2. Sebagian besar query keuangan sebaiknya memfilter docstatus = 1. Angka diformat dengan pemisah sesuai Language yang disetel pada record tiap pengguna, sehingga pengguna berbahasa Indonesia membaca 1.250.000 sementara pengguna berbahasa Inggris membaca 1,250,000.

Terkait​