Lewati ke konten utama

HR dan Penggajian

HR dan Penggajian mencakup seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari lowongan kerja sampai slip gaji terakhir: perekrutan, onboarding, absensi, cuti, klaim pengeluaran, penggajian bulanan, penilaian kinerja dan pemutusan hubungan kerja. Staf HR dan petugas penggajian bekerja di desk; karyawan umumnya hanya mengajukan permohonan dan klaim. Workspace People ada di /app/people dan Payroll di /app/payroll. Cuti, absensi, pengeluaran dan rekrutmen juga masing-masing memiliki workspace tersendiri. Tergantung konfigurasinya, karyawan juga dapat memakai antarmuka swalayan yang ramah perangkat seluler di /hrms untuk melakukan check-in, mengajukan cuti dan mengirim klaim pengeluaran.

Konsep utama​

  • Employee (karyawan) — data induknya: identitas pribadi, departemen, jabatan, cabang, atasan langsung, tanggal bergabung, serta User yang ditautkan agar ia bisa login.
  • Department (departemen), Designation (jabatan), Branch (cabang), Employee Grade (golongan karyawan) — struktur organisasi yang dipakai untuk alur persetujuan dan nilai bawaan gaji.
  • Holiday List (daftar hari libur) dan Shift Type (jenis shift) — menentukan hari dan jam mana yang dihitung sebagai waktu kerja.
  • Attendance (absensi) dan Employee Checkin — kehadiran harian. Check-in dari mesin biometrik atau antarmuka seluler dapat diolah menjadi absensi secara otomatis.
  • Leave Type, Leave Policy, Leave Allocation, Leave Application — saldo cuti beserta pengajuan yang memotongnya.
  • Expense Claim (klaim pengeluaran) — pengeluaran yang ditalangi karyawan, disetujui lalu dibayarkan atau ditambahkan ke gaji.
  • Salary Component, Salary Structure, Salary Structure Assignment — rumus perhitungan gaji dan siapa saja yang dikenainya.
  • Payroll Entry dan Salary Slip (slip gaji) — proses bulanan dan hasilnya per karyawan, yang diposting ke Accounting lewat sebuah Journal Entry.
  • Appraisal Cycle dan Appraisal — tinjauan kinerja berkala beserta sasaran dan penilaiannya.
  • Job Opening, Job Applicant, Job Offer, Employee Onboarding — rekrutmen.

Alur umum​

Job Opening ─▶ Job Applicant ─▶ Job Offer ─▶ Employee ─▶ Onboarding
                                                │
                  Attendance, Leave, Expense Claims, Timesheets
                                                │
Salary Structure Assignment ─▶ Payroll Entry ─▶ Salary Slips ─▶ Journal Entry ─▶ bank payment

Tugas umum​

Menambahkan karyawan​

  1. Buka /app/employee lalu klik Add Employee. Isi nama, jenis kelamin, tanggal lahir, tanggal bergabung, perusahaan dan departemen.
  2. Tetapkan Holiday List dan, bila Anda mencatat jam kerja, Shift bawaannya.
  3. Di bagian User Details, tautkan atau buat sebuah User agar karyawan itu bisa login. Simpan.

Mengajukan dan menyetujui cuti​

  1. HR terlebih dahulu membuat Leave Allocation untuk setiap karyawan dan setiap leave type pada periode berjalan, atau memakai Leave Policy Assignment untuk melakukannya secara massal.
  2. Karyawan membuka /app/leave-application, mengklik Add Leave Application, memilih leave type dan tanggalnya, lalu menyimpan. Sisa saldo cutinya tampil di form tersebut.
  3. Leave Approver (penyetuju cuti, ditetapkan pada karyawan atau departemennya) membuka pengajuan itu, mengubah statusnya menjadi Approved, lalu menekan Submit. Absensi pada hari-hari tersebut ditandai sebagai cuti.

Menjalankan penggajian bulanan​

  1. Pastikan setiap karyawan sudah memiliki Salary Structure Assignment yang disubmit.
  2. Buka /app/payroll-entry lalu klik Add Payroll Entry. Tetapkan perusahaan, tanggal awal dan akhir periode gaji serta akun utang gaji (payable account), kemudian klik Get Employees.
  3. Tekan Submit, lalu klik Create Salary Slips. Periksa slip yang masih berstatus Draft, kemudian Submit Salary Slips.
  4. Klik Make Bank Entry untuk memposting jurnal atas gaji bersihnya. Slip gaji dapat dikirimkan ke karyawan lewat email.

Mengirim klaim pengeluaran​

  1. Buka /app/expense-claim lalu klik Add Expense Claim. Tambahkan baris berisi jenis pengeluaran, tanggal dan nilainya; lampirkan buktinya.
  2. Tetapkan Expense Approver lalu simpan. Penyetuju mengubah statusnya menjadi Approved dan menekan Submit.
  3. Bayarkan dengan Payment Entry, atau sertakan pada slip gaji berikutnya.

Daftar periksa penyiapan​

  1. Daftar hari libur perusahaan dan shift type.
  2. Departemen, jabatan dan golongan karyawan.
  3. Leave type, sebuah leave policy, serta alokasi cuti untuk periode berjalan.
  4. Salary component (pendapatan dan potongan), termasuk potongan wajib menurut peraturan, dan satu salary structure untuk tiap golongan.
  5. Akun utang gaji dan rekening bank bawaan di Payroll Settings.
  6. Penyetuju cuti dan pengeluaran pada departemen atau karyawan.

Terkait​

  • Proyek — timesheet yang mengalir ke slip gaji.
  • Akuntansi — tempat penggajian dan klaim pengeluaran diposting.
  • LMS — pelatihan dan sertifikasi karyawan.