Lewati ke konten utama

Hospitality

GARP Hospitality adalah modul manajemen properti dari Aiconec untuk hotel, guesthouse, vila dan apartemen berlayanan. Modul ini menangani front desk (reservasi, kedatangan, keberangkatan), tagihan berjalan milik tamu, status kamar untuk housekeeping, serta night audit yang memposting biaya kamar setiap malamnya. Staf front desk, agen reservasi, supervisor housekeeping dan tim keuangan sama-sama bekerja dari modul ini. Modul ini tersedia pada paket yang menyertakannya, dan berada di desk pada /app/hospitality dalam workspace bernama Hospitality. Workspace kedua, Hospitality Analytics, memuat grafik okupansi, tarif rata-rata dan pendapatan. Tidak ada alamat web tersendiri untuk modul ini — Anda membukanya dari sidebar desk seperti workspace lain mana pun.

Hal yang berbeda antar properti diatur di tiga tempat: Hotel Reception memuat alamat, zona waktu, mata uang, jam check-in dan check-out serta business date masing-masing properti; Hospitality Settings memuat nilai bawaan yang diwarisi reception baru; Hospitality Accounting Settings memuat company, akun tujuan posting biaya, dan tarif pajaknya. Laporan berada di workspace yang sama, di bawah judul Financial, Analytics dan Operational — Guest Ledger, City Ledger, Folio Balance Summary, Hotel Performance Analytics, End of Day Report, House List dan lainnya. Ada dua print format bawaan: Guest Folio Classic untuk tagihan tamu dan Payment Receipt untuk pembayaran.

Konsep utama​

  • Hotel Reception — properti itu sendiri, dimasukkan pada Property Name. Record ini membawa alamat, zona waktu (Asia/Jakarta ada di daftarnya), mata uang bawaan, jam check-in (14:00 kecuali Anda mengubahnya), jam check-out (12:00), buffer overbooking dan business date yang sedang berjalan. Room, reservasi dan folio masing-masing dimiliki oleh satu reception, sehingga satu workspace dapat menjalankan beberapa properti.
  • Hotel Room Type (tipe kamar) — kategori (standard, deluxe, suite) dengan bed type, batas maksimum adults, children dan occupancy, view, kebijakan merokok, daftar amenities serta tarif dasar.
  • Hotel Room (kamar) — unit tunggal yang dapat dijual, lengkap dengan nomor, lantai, room type dan warehouse stok opsional. Kamar membawa dua status yang terpisah: occupancy status (Vacant, Occupied, Out of Order, Out of Service) yang digerakkan oleh reservasi, dan housekeeping status (Dirty, Cleaning, Inspected, Clean) yang digerakkan oleh housekeeping.
  • Rate Plan (tarif) — harga untuk satu room type. Plan type-nya adalah BAR, Corporate, Package, Group, Promotional, Complimentary atau Day Use; harganya dihitung per room, per adult atau per person, di antara tanggal valid-from dan valid-to. Sebuah plan dapat membawa tarif per hari dalam seminggu, tarif menurut lama menginap, batas minimum dan maksimum menginap, flag closed-to-arrival dan closed-to-departure, serta dapat menurunkan tarifnya dari parent plan lewat persentase atau nominal tetap. Sarapan dilampirkan sebagai Meal Package. Pajak tidak diatur per plan.
  • Guest (tamu) — orang yang menginap, lengkap dengan kewarganegaraan, ID type (Passport, National ID, Driver License, Resident Permit), nomor identitas beserta masa berlakunya, dan tautan ke sebuah ERP Customer untuk keperluan akuntansi. Riwayat tamu disimpan lintas masa inap.
  • Hotel Reservation (reservasi) — pemesanan atas sebuah room type, dan setelah kamarnya ditetapkan, atas kamar tertentu, untuk suatu rentang tanggal. Statusnya berjalan dari Enquiry, Waitlisted atau Reserved sebelum kedatangan, lalu Checked In, Checked Out, Cancelled atau No Show.
  • Guest Folio — rekening tamu selama masa inap. Sebuah folio bertipe Main, Deposit, Master atau City Ledger, dan bergerak dari Provisional ke Open lalu Closed. Setiap biaya, pembayaran, diskon, penyesuaian dan pemindahan di dalamnya merupakan satu Folio Transaction tersendiri, yang masing-masing ditagihkan ke Guest, Corporate Account, Travel Agent atau Group Master.
  • Housekeeping (tata graha) — Housekeeping Board, ditambah record Housekeeping Task untuk departure clean, stay-over clean (kamar tamu yang masih menginap), turndown, deep clean, inspeksi dan permintaan khusus.

Alur umum​

Hotel Reservation created ─▶ folio opened, Provisional
              │
Check In ─▶ room Occupied, folio Open
              │
   charges and payments posted to the folio as Folio Transactions
   night audit posts the next night's room charge at 23:00
              │
        folio settled to a zero balance
              │
Check Out ─▶ folio Closed ─▶ room Vacant and Dirty
              │
   housekeeping cleans and inspects ─▶ room Clean

Tugas umum​

Menerima reservasi​

  1. Buka workspace Hospitality lalu buat sebuah Hotel Reservation.
  2. Isi data tamu (buat catatan tamu baru bila ini masa inap pertamanya), tanggal kedatangan dan keberangkatan, jumlah adults dan children, serta room type-nya. Catat sumber pemesanannya, dan untuk pemesanan lewat agen, catat channel beserta nomor konfirmasinya. Pemesanan diketikkan di sini; modul ini tidak menariknya dari channel manager.
  3. Pilih rate plan beserta tarif per malamnya, catat permintaan khusus bila ada, lalu simpan. Menetapkan kamar yang sudah dipesan pada rentang tanggal tersebut akan ditolak.

Melakukan check-in tamu​

  1. Dari Front Desk Console, atau dari laporan Daily Arrivals, buka reservasi yang bersangkutan.
  2. Tetapkan satu kamar tertentu. Catat deposit sebagai Advance Deposit, yang bergerak dari Pending ke Received lalu Applied terhadap folio, sekaligus mencatat cara pembayarannya — cash, card, bank transfer, OTA prepay atau virtual card.
  3. Tekan Check In. Kamar berubah menjadi Occupied dan folio berpindah dari Provisional ke Open, siap menerima biaya.

Memposting biaya dan melakukan check-out​

  1. Selama masa inap, posting biaya ke folio. Tagihan restoran dan outlet lainnya diposting ke folio secara manual: pada build ini tidak ada jembatan otomatis dari Restaurant POS ke folio.
  2. Night audit berjalan pukul 23:00 untuk setiap reception yang aktif. Proses ini memposting biaya kamar satu malam ke setiap folio tamu yang sedang menginap, menandai reservasi yang tidak pernah datang sebagai No Show, dan menulis sebuah Night Audit Log berisi kamar yang ditagihkan dan pendapatan yang diposting. Reservasi Complimentary dilewati.
  3. Mem-void sebuah biaya memerlukan alasan yang dipilih dari Allowance Reason Code. Baris yang di-void tetap tercantum pada folio alih-alih dihapus, dan muncul pada Void and Allowance Report.
  4. Saat keberangkatan, tinjau folio bersama tamu, cetak dengan Guest Folio Classic, lalu catat pembayarannya. Folio harus mencapai saldo nol lebih dulu — Check Out ditolak selama masih ada yang tertunggak.
  5. Tekan Check Out. Tanggal keberangkatan diisi hari ini, folio ditutup, dan kamar berubah menjadi Vacant and Dirty. Tidak ada sales invoice yang dibuat otomatis; folio itulah catatan masa inapnya.

Mengelola housekeeping​

  1. Buka Housekeeping Board untuk melihat seluruh kamar beserta statusnya, lalu tugaskan kamar berstatus Dirty kepada petugas.
  2. Housekeeping status bergerak berurutan — Dirty, Cleaning, Inspected, Clean — dan tidak dapat melompati satu langkah pun, sehingga kamar yang bertanda Clean berarti sudah ada yang memeriksanya. Occupancy status berubah terpisah, mengikuti reservasi.
  3. Buat Hotel Maintenance Request untuk sebuah kerusakan. Request berprioritas High atau Critical pada kamar kosong membuat kamar itu menjadi Out of Order; menyelesaikan request tersebut, yang mewajibkan catatan penyelesaian, mengembalikannya ke Vacant and Dirty.

Daftar periksa penyiapan​

  1. Satu Hotel Reception per properti: nama, alamat, zona waktu, mata uang bawaan (IDR), jam check-in dan check-out, serta business date yang sedang berjalan.
  2. Record Hotel Room Type beserta batas occupancy dan tarif dasarnya, lalu record Hotel Room yang diberi nomor serta ditetapkan ke sebuah room type dan lantai.
  3. Record Rate Plan, dengan tarif per hari dalam seminggu atau tarif menurut lama menginap bila Anda memakainya, dan sebuah Meal Package bila sarapan sudah termasuk.
  4. Item biaya untuk layanan tambahan (sarapan, laundry, minibar) sebagai Item di Inventory.
  5. Hospitality Accounting Settings: company, akun piutang, akun pendapatan dan suspense, cost center, serta ketiga tarifnya — Consumption Tax, VAT dan Service Charge. Ketiganya dikirim dengan nilai 5%, 7,5% dan 10%, yang bukan angka Indonesia; setel ke pajak hotel dan service charge yang benar-benar Anda pungut.
  6. Pengguna dan role: Hospitality Staff dan Hospitality Manager untuk reservasi, tamu, kamar dan folio; Hospitality User untuk console, tape chart dan sebagian besar laporan; Housekeeping Staff untuk board; Frontdesk Supervisor untuk memindahkan atau mem-void folio transaction. Lihat Undang tim Anda.
catatan

Label desk pada modul ini sudah diterjemahkan ke bahasa Indonesia, sehingga staf yang bahasa penggunanya disetel ke Indonesia bekerja dalam Bahasa. Identitas tamu dicatat sebagai ID type dan nomor identitas — National ID untuk KTP, Passport untuk tamu asing — dan sebuah reservasi dapat ditandai Foreign National. Modul ini hanya menyimpan catatan tersebut; ia tidak melaporkan apa pun kepada otoritas atas nama Anda.

Terkait​

  • Restaurant POS — makanan dan minuman yang dijual di outlet hotel.
  • Accounting — company, akun dan pembayaran di balik folio.
  • Insights — pelaporan di luar dasbor Hospitality Analytics milik modul ini.