Lewati ke konten utama

Drive

GARP Drive adalah tempat penyimpanan berkas di https://<workspace>.garp.aiconec.com/drive, dan tile Drive di layar aplikasi menuju tempat yang sama bagi semua orang yang dapat masuk ke desk. Drive memberi tim Anda satu tempat bersama untuk kontrak, daftar harga, foto dan dokumen kerja, lengkap dengan folder, pengaturan berbagi dan pratinjau di dalam browser, ditambah editor dokumen untuk menulis bersama-sama. Drive terpisah dari lampiran pada data ERP (lampiran tetap menempel pada dokumennya masing-masing) dan ditujukan untuk berkas yang tidak terikat pada satu transaksi tertentu.

Konsep utama​

  • Home (ruang pribadi) — ruang milik Anda sendiri, dibuatkan untuk Anda saat pertama kali membuka Drive. Hanya Anda yang melihat isinya, kecuali Anda membagikan sesuatu.
  • Teams (ruang tim) — ruang bersama, terdaftar menurut nama di sidebar. Seseorang membuat tim di Settings > Teams lalu mengundang orang ke dalamnya. Setiap anggota dapat membuka seluruh isi tim, tetapi hanya Managers dan orang yang mengunggah sebuah berkas yang dapat mengganti nama, memindahkan atau menghapus berkas tersebut; anggota yang disetel sebagai Guest hanya dapat membaca, tidak dapat menambahkan apa pun.
  • Folder dan File (berkas) — hierarki seperti biasa. PDF, gambar, video, audio, teks dan kode dapat dipratinjau di browser. Berkas Word, Excel dan PowerPoint dirender oleh layanan Office Online milik Microsoft, sehingga Drive lebih dulu memberi peringatan dan menawarkan Download sebagai gantinya, dan pratinjau itu hanya berfungsi bila administrator Anda sudah mengisi access key pada pengaturan penyimpanan Drive. Berkas yang melampaui batas ukuran pratinjau — 100 MB kecuali administrator Anda menaikkannya — ditawarkan sebagai unduhan.
  • Document (dokumen) — dokumen yang ditulis di Drive. Membuatnya akan membuka Writer, layar editor tersendiri; beberapa orang dapat mengetik di dalamnya sekaligus, Writer menyimpan versi-versi sebelumnya, dan komentar dapat ditinggalkan pada sebuah bagian lalu diselesaikan. Berkas yang diunggah tidak memiliki riwayat versi — lihat di bawah.
  • Sharing (berbagi) — per berkas atau per folder. General Access bernilai salah satu dari Accessible to invited members, Accessible to a team atau Accessible to all, dan setiap orang atau tim yang Anda tambahkan mendapat Can view, Can upload (khusus folder) atau Can edit. Izin pada sebuah folder berlaku untuk seluruh isinya, dan Advanced pada dialog berbagi mematikan Allow download.
  • Recents, Favourites dan Shared — tampilan yang Anda pakai untuk menemukan kembali berkas; Shared terbagi menjadi By dan With you. Search di sidebar mencocokkan nama berkas dan folder, bukan teks di dalamnya.
  • Trash (tempat sampah) — item yang dihapus tersimpan di sini dan dihapus permanen 30 hari kemudian, atau seketika bila Anda menggunakan Empty.

Bagaimana semuanya terhubung​

Home (yours)  ─┐
               ├─ Folders ─▶ Files and Documents ─▶ shared with people, a team, or a public link
Teams (shared)─┘

Setiap anggota memiliki jatah penyimpanan di dalam masing-masing tim — 5 GB kecuali administrator Anda mengubahnya pada tim tersebut — dan bilah Storage di bagian bawah sidebar menunjukkan berapa banyak jatah Anda yang sudah terpakai. Unggahan yang akan melewati jatah itu ditolak dengan pesan "You're out of storage!", begitu pula pemulihan item dari Trash. Berapa banyak yang boleh disimpan workspace secara keseluruhan ditentukan oleh paket Anda; lihat Paket dan batasan.

Tugas umum​

Mengunggah berkas dan menatanya​

  1. Buka /drive. Di Home atau di sebuah tim, klik Create > Folder untuk membuat folder, lalu buka folder tersebut.
  2. Klik Create > Upload File atau Create > Upload Folder, atau seret berkas dari komputer Anda ke jendela browser. Mengunggah sebuah folder akan mempertahankan strukturnya.
  3. Klik kanan sebuah item untuk Share, Download, Copy Link, Move, Rename, Show Info, Favourite dan Delete. Show Info juga tempat Anda memberi tag pada berkas.

Mengunggah berkas yang namanya sudah ada di folder itu akan menambahkan salinan kedua — Contract (1).pdf — bukan menimpa yang pertama, jadi cantumkan tanggal atau nomor revisi pada nama berkas Anda.

Membagikan folder kepada rekan kerja​

  1. Klik kanan foldernya lalu pilih Share.
  2. Di bagian Members, ketik nama atau email rekan Anda, pilih Can view, Can upload atau Can edit, lalu klik Invite. Rekan Anda menerima email dan notifikasi di Inbox miliknya, dan folder itu muncul di Shared > With you. Alamat email yang belum memiliki akun akan dikirimi undangan untuk bergabung.
  3. Untuk berbagi ke luar perusahaan, setel General Access ke Accessible to all lalu gunakan Copy Link: siapa pun yang memegang tautan itu dapat membukanya tanpa perlu masuk. Kembalikan ke Accessible to invited members setelah kebutuhannya selesai.
  1. Klik Create > Document. Drive membuat Untitled Document di folder yang sedang terbuka dan membukanya di Writer; ganti namanya dari Drive lewat klik kanan Rename.
  2. Bagikan dengan Can edit. Semua orang yang memiliki akses dapat menyunting pada saat bersamaan, dan Writer menyimpan versi teks sebelumnya.
  3. Beri komentar pada sebuah bagian untuk membahasnya tanpa mengubah isinya, dan ketik @ diikuti sebuah nama untuk mengirim notifikasi kepada orang tersebut.

Memulihkan berkas yang terhapus​

  1. Buka Trash di sidebar.
  2. Klik kanan itemnya lalu pilih Restore. Berkas kembali ke folder asalnya, selama jatah penyimpanan Anda masih cukup.
  3. Lakukan dalam 30 hari. Setelah itu Drive menghapus item di tempat sampah secara permanen, begitu pula Delete forever.

Daftar periksa penyiapan​

  1. Di Settings > Teams, klik New untuk membuat tim — orang yang membuatnya menjadi Manager tim tersebut. Home tidak perlu disiapkan.
  2. Undang rekan kerja dengan Invite, lalu setel masing-masing pada tab Members sebagai Manager (dapat mengubah apa pun di dalam tim), User (dapat menambahkan berkas dan folder, serta mengubah miliknya sendiri) atau Guest (hanya baca).
  3. Buat folder tingkat atas — misalnya Finance, HR, Sales — lalu pindahkan berkas bersama yang sudah ada ke dalamnya; mengunggah sebuah folder akan mempertahankan strukturnya.
tip

Di desk, dialog Attach pada setiap data ERP memiliki sumber Drive — Upload from GARP Drive — sehingga berkas yang sudah ada di Drive dapat dilampirkan ke sebuah invoice atau supplier tanpa perlu diunduh lebih dulu. Yang dilampirkan adalah salinannya, jadi penyuntingan berikutnya di Drive tidak mengubah apa yang menempel pada data tersebut.

Terkait​

  • LMS — materi kursus.
  • Proyek — deliverable proyek.