Lewati ke konten utama

CRM

GARP CRM adalah antarmuka penjualan khusus yang berada di https://<workspace>.garp.aiconec.com/crm. Ia dirancang untuk orang yang seharian bekerja lewat telepon dan email: sebuah pipeline berisi deal, daftar lead yang perlu dikualifikasi, serta timeline pada setiap record yang mengumpulkan panggilan, email, catatan dan tugas. Kartu CRM di layar aplikasi menuju tempat yang sama, dan hanya muncul bagi orang yang memegang salah satu role CRM.

GARP CRM memakai akun pengguna yang sama dengan bagian GARP ERP lainnya, dan contact-nya adalah record contact yang sama pula. Lead dan deal-nya berdiri sendiri: tidak ada apa pun yang menyeberang ke Penjualan dan Pembelian sampai Anda sendiri yang membuat quotation di sana.

catatan

Desk punya dokumen Lead dan Opportunity sendiri di workspace CRM (/app/lead, /app/opportunity). Keduanya adalah record yang tidak berhubungan — sebuah lead di salah satunya tidak muncul di yang lain — dan workspace tersebut memuat pemberitahuan bahwa modulnya dijadwalkan untuk dihapus. Gunakan GARP CRM untuk pekerjaan pipeline.

Konsep utama​

  • Lead (calon pelanggan) — orang atau perusahaan yang belum Anda kualifikasi. Workspace baru memiliki status New, Contacted, Nurture, Qualified, Converted, Unqualified dan Junk, serta tiga belas sumber, di antaranya Website, Cold Calling, Exhibition, Walk In dan Reference.
  • Deal (peluang penjualan) — peluang yang sudah dikualifikasi, terhubung ke sebuah Organization dan satu atau beberapa Contact. Workspace baru memiliki tahapan Qualification, Demo/Making, Proposal/Quotation, Negotiation, Ready to Close, Won dan Lost; setiap tahap membawa probabilitas bawaan — 10% pada Qualification, 50% pada Proposal/Quotation, 90% pada Ready to Close.
  • Organization (perusahaan) dan Contact (orang) — pihak yang menjadi sasaran penjualan Anda. Satu organization dapat memiliki banyak contact dan deal.
  • Activities (aktivitas) — tab pada setiap lead dan deal: Activity, Emails, Comments, Data, Events, Calls, Tasks, Notes dan Attachments. Semua yang Anda kerjakan tercatat pada timeline yang sama.
  • Products (produk) — daftar opsional pada sebuah lead atau deal, dengan quantity, rate dan discount per baris, yang dijumlahkan menjadi Total dan Net Total.
  • Views (tampilan) — tampilan list, kanban dan group-by yang tersimpan dengan filter, kolom dan pengurutan pilihan Anda sendiri. Sebuah view hanya milik Anda sampai seorang manager menjadikannya publik untuk tim; sematkan salah satunya agar tetap ada di sidebar Anda.
  • Assignment (penugasan) — setiap lead dan deal punya pemilik. Assignment Rules membagikan record baru untuk Anda, entah dengan Auto-rotate atau Assign by workload, pada hari-hari dalam seminggu yang Anda pilih.

Alur umum​

Lead (New) ─▶ worked ─▶ Convert to Deal ─▶ deal stages ─▶ Won
                             │                              │
                   contact and organization         quotation raised
                           created                by hand in the desk

Tugas umum​

Menambahkan dan mengualifikasi lead​

  1. Buka /crm, pilih Leads di sidebar lalu klik Create. Dialog Create Lead menanyakan nama orangnya, email, nomor ponsel, organization, status dan lead owner; nama depan wajib diisi. Seorang manager dapat mengubah field apa saja yang ditanyakan lewat Edit Fields Layout.
  2. Kerjakan lead tersebut dari halamannya. Tombol di atas timeline adalah New Email, New Comment, Schedule an Event, New Note, New Task, Log a Call dan Upload Attachment. Tentukan Source dan detail selebihnya di panel sebelah kanan.
  3. Ubah Status seiring perkembangannya. Begitu ada peluang yang nyata, klik Convert to Deal. Aktifkan Choose Existing untuk menunjuk organization dan contact yang sudah Anda miliki, atau biarkan keduanya nonaktif dan GARP CRM akan membuatnya dari detail lead tersebut. Lead itu diset menjadi Qualified, keluar dari daftar Leads, dan Anda dibawa ke deal yang baru.

Menggerakkan deal melewati pipeline​

  1. Buka Deals lalu beralih ke tampilan Kanban. Kolom-kolomnya adalah tahapan deal Anda.
  2. Seret kartu deal ke tahap berikutnya, atau buka deal tersebut lalu ubah tahapnya dari tombol status di kanan atas.
  3. Isi Deal Value dan Expected Closure Date. Probability terisi dari tahapnya setiap kali Anda membiarkannya kosong. Bila seorang manager mengaktifkan Enable Forecasting di Settings, lalu Dashboard, sebuah deal tidak akan tersimpan tanpa Expected Deal Value dan Expected Closure Date.
  4. Menandai deal sebagai Lost mengharuskan adanya Lost Reason — deal tidak akan tersimpan tanpa itu, dan memilih Other mengharuskan sebuah catatan pula. Menandainya Won akan mencantumkan Closed Date.
  5. Deal yang dimenangkan tidak diteruskan untuk Anda. Buat customer dan quotation-nya di desk pada bagian Selling, memakai organization, contact dan alamat dari deal tersebut.
peringatan

Settings, lalu GARP ERP, menawarkan untuk menghubungkan CRM ke pembukuan Anda — sebuah tombol Create Quotation pada setiap deal, dan customer yang dibuat begitu deal mencapai tahap yang Anda pilih. Di workspace GARP ERP Cloud koneksi itu tidak dapat diselesaikan: mengaktifkannya gagal saat ia menyiapkan dirinya sendiri, dan tidak ada tombol yang muncul. Biarkan tetap nonaktif dan buat quotation di desk.

Mengirim dan menerima email dari sebuah deal​

  1. Seorang manager membuka Settings, lalu Accounts di bawah Email, dan menambahkan sebuah account. Pilih penyedia Anda — yang ditawarkan adalah GMail, Outlook, Sendgrid, SparkPost, Yahoo dan Yandex — lalu masukkan alamatnya beserta app password-nya. Centang Enable Incoming dan Enable Outgoing, serta Default Incoming dan Default Outgoing bila penjualan berjalan di alamat ini.
  2. Centang Create Lead from Incoming Emails pada account tersebut bila email dari pengirim yang tidak dikenal harus membuka lead dengan sendirinya.
  3. Pada lead atau deal mana pun, tulis di kotak pada bagian bawah halaman lalu gunakan Reply untuk mengirim email atau Comment untuk catatan internal. Email yang Anda kirim dan balasan dari kontak menempel pada timeline yang sama. Teks baku tersimpan di Settings, lalu Templates di bawah Email.

Membuat tampilan bersama untuk tim Anda​

  1. Di daftar leads atau deals, atur filter, kolom dan pengurutannya.
  2. Buka dropdown tampilan di sebelah nama daftarnya lalu pilih Create View. Beri nama dan simpan; view itu hanya milik Anda.
  3. Dari menu view itu sendiri, Pin View menahannya di sidebar Anda dan Duplicate menyalinnya. Seorang manager juga dapat memakai Make Public, yang memindahkannya ke Public Views untuk semua orang.

Daftar periksa penyiapan​

  1. Undang tim di Settings, lalu Invite User, sebagai Sales User, Manager atau Admin. Siapa pun tanpa salah satu role tersebut akan ditolak di /crm. Lihat Undang tim Anda.
  2. Atur Currency, Number Format, Date Format dan Time Format di Settings, lalu Defaults. Ini adalah nilai bawaan milik workspace Anda sendiri dan dipakai bersama dengan desk — untuk Indonesia: IDR, #.###,## dan dd-mm-yyyy.
  3. Tetapkan Dashboard Currency di Settings, lalu Dashboard, sebelum ada orang yang mulai bekerja. Setelah itu ia tidak dapat diubah lagi. Deal dalam mata uang lain dikonversi ke mata uang tersebut memakai penyedia kurs yang diatur di halaman yang sama, Frankfurter secara bawaan.
  4. Sebuah email account untuk mengirim dan menerima email.
  5. Status, source dan lost reason tidak dapat diubah dari dalam GARP CRM. Bila kumpulan yang terpasang tidak cocok, seorang System Manager mengubahnya di desk pada /app/crm-lead-status, /app/crm-deal-status, /app/crm-lead-source dan /app/crm-lost-reason.
  6. Impor data yang sudah Anda miliki: buka daftar Leads, Deals, Contacts atau Organizations, klik tombol More Options lalu pilih Import. Export ada di sebelahnya. Untuk hal ini Anda tidak perlu pergi ke desk.
  7. Opsional: Assignment Rules untuk lead baru, SLA Policies untuk waktu respons — atur hari kerja Anda dan sebuah holiday list yang mencakup Idul Fitri serta cuti bersama, atau hitung mundurnya akan terus berjalan melewati hari-hari itu — dan Telephony, yang mendukung Twilio dan Exotel, untuk rekaman dan log panggilan.
  8. Bila Clear Demo Data muncul di bagian bawah sidebar, workspace tersebut diisi dengan contoh lead dan deal beserta tiga pengguna demo. Bersihkan sebelum Anda mulai; pengguna itu adalah system user biasa dan diperhitungkan dalam batas pengguna paket Anda. Lihat Paket dan batasan.
catatan

GARP CRM sudah diterjemahkan ke bahasa Indonesia, dan setiap orang melihatnya dalam bahasa yang diatur pada record user GARP miliknya — Leads terbaca sebagai Prospek, Deals sebagai Kesepakatan. Nama status, deal stage dan lead source diterjemahkan dengan cara yang sama, tetapi bawaan berbahasa Inggris sebagian besar tidak ada di kamus bahasa Indonesia sehingga tetap apa adanya. Bila Anda ingin pipeline-nya berbahasa Indonesia, ubah sendiri nama tahapannya di desk.

Terkait​