Lewati ke konten utama

Asisten AI

Asisten ini bernama Aiko. Sebuah tombol chat bundar ada di pojok kanan bawah setiap halaman desk; mengekliknya akan menggeser panel Ask Aiko keluar dari sisi kanan, berdampingan dengan apa pun yang sedang Anda kerjakan. Open in full page di header panel membuka versi layar penuhnya di https://<workspace>.garp.aiconec.com/ai-chatbot, yang menambahkan daftar percakapan, kotak pencarian, dan area yang lebih lapang untuk tabel dan grafik. Desk juga memiliki workspace Chatbot yang shortcut Open Aiko-nya menuju tempat yang sama.

Anda bertanya dengan bahasa sehari-hari, lalu Aiko menjawab berdasarkan data di workspace Anda atau menyusun draf teks untuk Anda. Tujuannya adalah menghemat waktu yang selama ini habis untuk menelusuri laporan dan menu, bukan menggantikan keduanya: perlakukan jawabannya sebagai titik awal, dan pastikan kembali apa pun yang penting pada record atau laporan sumbernya. Fitur AI hanya tersedia pada paket yang mengaktifkan AI; lihat Paket dan batasan.

Apa yang bisa dilakukannya​

  • Menjawab pertanyaan seputar record Anda. "Berapa sisa utang PT Maju Jaya kepada kita?", "Item mana saja yang stoknya di bawah reorder level?", "Berapa biaya penggajian bulan Agustus?" Untuk pertanyaan keuangan, Aiko menjalankan laporan standar yang sama seperti yang akan Anda jalankan sendiri — Accounts Receivable, Accounts Payable, Trial Balance, Profit and Loss, Balance Sheet, General Ledger, Sales Register, Stock Balance dan lainnya — dan ia memiliki analisis bawaan untuk penjualan, pembelian, stok, CRM, keuangan, proyek dan HR. Jawabannya kembali berupa teks, tabel, atau grafik yang digambar di dalam chat.
  • Membaca dokumen yang Anda unggah. Lampirkan PDF atau foto sebuah faktur, purchase order, penawaran, atau kuitansi lewat Attach files, lalu minta Aiko mengekstraknya. Aiko membaca nilai-nilainya, mencocokkannya dengan field pada Sales Invoice (faktur penjualan), Purchase Invoice, Quotation, Sales Order, Purchase Order, Delivery Note, atau Purchase Receipt, lalu menampilkan kartu konfirmasi kepada Anda sebelum apa pun dibuat. Dokumen sumbernya boleh dalam bahasa apa saja.
  • Menyusun draf teks. Pengingat pembayaran, deskripsi item, catatan pengantar penawaran, deskripsi pekerjaan. Anda yang meninjau dan menyuntingnya sebelum apa pun dikirim atau disimpan.
  • Menyimpan jawabannya. Setiap balasan memiliki tombol PDF yang mengunduhnya lengkap dengan tabel dan grafiknya, serta tombol Listen yang membacakannya dengan suara.

Aiko juga bisa membuat dan mengubah record, tetapi hanya jika seorang System Manager mencentang Enable Write Operations di Chatbot Settings. Sakelar itu mati di workspace baru, dan selama mati Aiko hanya bisa membaca dan menyusun draf. Kalau dinyalakan, setiap create, update, submit, atau cancel lebih dulu muncul sebagai kartu konfirmasi yang menampilkan field yang akan ditulisnya, dengan tombol Cancel, Save Draft dan Submit — tidak ada yang sampai ke database sebelum Anda menekan salah satunya.

Aiko menjawab dengan login Anda sendiri. Setiap pencarian memeriksa izin Anda atas record yang akan dibacanya, sehingga pengguna yang tidak bisa membuka penggajian tidak akan bisa mengeluarkan angka penggajian lewat chat. Daftar percakapan Anda hanya menampilkan percakapan Anda sendiri.

Bagaimana pemakaiannya dihitung​

Aiko tidak menghitung jumlah pesan. Setiap permintaan dicatat ke Chatbot Token Usage beserta token yang dipakainya dan perkiraan biayanya, dan workspace Chatbot menampilkan Total Conversations, Messages Today dan Total Token Usage sebagai kartu. Apakah AI termasuk di dalam paket Anda, dan berapa jatah token harian yang menyertainya, ditentukan oleh paket tersebut — lihat Paket dan batasan. Jika penyedia AI-nya sendiri kehabisan kuota atau sedang membatasi laju permintaan dari workspace, Aiko mengatakannya di dalam chat dan meminta Anda mencoba lagi; bagian GARP ERP lainnya tidak terpengaruh.

Tugas umum​

Mengajukan pertanyaan tentang data Anda​

  1. Klik tombol chat di pojok kanan bawah halaman desk mana pun.
  2. Ketik pertanyaan Anda seperti sedang bertanya kepada rekan kerja. Ketik @ untuk memilih nilai yang persis dari data Anda sendiri alih-alih mengetiknya — company, period, cost center, department, warehouse, customer, item, atau accounting dimension. @period menyediakan rentang siap pakai (This Week, This Month, Last Month, This Quarter, This FY, Last FY) yang dihitung dari tahun fiskal Anda.
  3. Baca jawabannya, lalu buka record atau laporan yang dirujuknya. Jika angka tersebut akan menjadi dasar sebuah keputusan, pastikan dulu kebenarannya di laporan.

Mengekstrak faktur pemasok​

  1. Buka panelnya lalu tekan Attach files. Gambar, PDF, teks biasa, CSV, XLSX dan DOCX dapat diterima.
  2. Sebutkan apa yang Anda inginkan atas berkas itu: "Ekstrak ini menjadi Purchase Invoice."
  3. Periksa setiap field pada kartu konfirmasi — pemasok, tanggal, baris item, total — lalu tekan Save Draft, atau Cancel kalau isinya keliru. Langkah ini memerlukan Enable Write Operations dalam keadaan menyala.

Menyusun draf email atau deskripsi​

  1. Buka asisten lalu sebutkan record yang Anda maksud; Aiko tidak melihat formulir yang sedang Anda buka, jadi berikan nomornya: "Buatkan draf pengingat pembayaran yang sopan dalam bahasa Indonesia untuk SINV-2026-00184."
  2. Baca hasilnya lalu mintakan perubahan — lebih pendek, lebih tegas, dalam bahasa Inggris — sampai bunyinya sesuai keinginan Anda.
  3. Salin teksnya ke dialog email atau ke field yang dituju, sunting seperlunya, lalu kirim atau simpan seperti biasa.

Menerima laporan lewat email secara terjadwal​

  1. Seorang System Manager membuka Chatbot Scheduled Report di desk lalu mengisi Report Name, Prompt yang akan dijalankan, dan Company.
  2. Atur Schedule ke Daily, Weekly, Monthly, atau Custom Cron, tentukan Time of Day, lalu tambahkan orang-orang yang akan dikirimi laporan itu.
  3. Pilih Output Format — Email HTML, PDF, atau Both — lalu centang Enabled. Laporan yang sudah jatuh tempo diambil setiap seperempat jam; Last Run dan Last Run Status pada record memberi tahu Anda apakah laporan terakhir berhasil terkirim.

Cara memperoleh jawaban yang lebih baik​

  • Sebutkan periode dan entitasnya secara spesifik: "penjualan bulan Juli untuk cabang Jakarta" jauh lebih baik daripada "bagaimana penjualannya". Mention @ adalah cara yang paling bisa diandalkan untuk itu, karena ia menyisipkan nama yang persis dari data Anda.
  • Asisten bekerja dari apa yang ada di dalam sistem. Kalau data stok atau faktur belum mutakhir, jawabannya pun tidak akan mutakhir.
  • Mulai New Chat setiap kali Anda berganti topik. Hanya dua puluh pesan terakhir dari sebuah percakapan yang ikut dikirim bersama pertanyaan Anda, jadi utas panjang yang sudah melantur ke mana-mana memberi jawaban yang lebih buruk daripada percakapan yang baru.
  • Nominal kembali dalam mata uang perusahaan itu sendiri. Mintakan mata uang lain — "tampilkan ini dalam USD" — dan Aiko mengonversinya untuk sisa percakapan tersebut memakai kurs Currency Exchange Anda.
  • Untuk pertanyaan yang akan Anda ajukan setiap minggu, jadwalkan seperti di atas, atau buat sekali saja sebagai dasbor di Insights.

Daftar periksa penyiapan​

  1. Seorang System Manager membuka Chatbot Settings di desk, memilih AI Provider — OpenAI, Claude, atau Gemini — lalu menempelkan API Key-nya. Fallback AI Provider beserta kuncinya dapat diisi untuk dipakai saat penyedia pertama tidak dapat dihubungi.
  2. Atur Response Language ke Indonesian kalau Anda ingin Aiko menjawab dalam bahasa Indonesia; pengaturan ini berlaku untuk semua orang di workspace. Extract Data In melakukan hal yang sama untuk nilai yang ditarik dari dokumen yang diunggah.
  3. Nyalakan atau matikan grup tool sesuai kebutuhan bisnis: CRM, Sales, Purchase, Finance, Inventory, HRMS, Document Processing dan Predictive Analytics. Biarkan Enable Write Operations tetap mati kecuali Anda memang ingin Aiko membuat dan mengubah record.
  4. Tombol chat muncul untuk setiap pengguna yang sudah masuk begitu sebuah provider dikonfigurasi — tidak ada role terpisah yang perlu diberikan. Apa yang bisa ditanyakan masing-masing orang ditentukan oleh izin yang sudah dimilikinya, jadi berikan pengguna akses normal ke modul yang akan mereka tanyakan.

Terkait​