Rekrutmen

Rekrutmen adalah perjalanan dari "kita butuh satu orang lagi" sampai munculnya satu baris baru di daftar karyawan Anda. Seorang manajer meminta sebuah posisi, Anda menayangkan lowongannya, kandidat melamar, panel mewawancarai mereka, seseorang menerima penawaran, lalu satu tombol mengubah penawaran itu menjadi karyawan. HR memegang seluruh rangkaiannya; orang-orang yang duduk di panel wawancara hanya pernah melihat bagian wawancaranya saja.

Yang mungkin ingin Anda kerjakan

• Menyiapkan rekrutmen untuk pertama kali
• Menganggarkan kebutuhan karyawan tahun depan
• Mengubah permintaan karyawan dari seorang manajer menjadi lowongan
• Menayangkan lowongan di halaman karier publik
• Menggerakkan kandidat — shortlist, tahan, tolak
• Menjadwalkan wawancara dan mengumpulkan penilaian panel
• Mengirim penawaran dan merekrut orang yang menerimanya
• Mencetak surat pengangkatan untuk karyawan baru
• Membayar bonus untuk karyawan yang merekomendasikan temannya
• Mengetahui apa yang tidak dikerjakan GARP untuk Anda
• Memeriksa apa yang belum tersedia untuk perekrutan di Indonesia
• Mencari sebuah field, sebuah aturan, atau sebuah pesan error

Bagaimana rekrutmen saling terhubung

Staffing Plan ──▶ Job Requisition ──▶ Job Opening ──▶ /jobs (public)
   caps openings                           │                │
   and offers                              │            Apply Now
                                           │                ▼
                                           │      /job_application/new
                       Employee Referral ──┼──▶ Job Applicant
                                           │          │
                                           │          ├─▶ Interview ─▶ Interview Feedback
                                           │          │
                                           │          └─▶ Job Offer ─▶ Employee
                                           │                              │
                                  closing the opening            Employee Onboarding
                                  marks the requisition Filled

Tidak ada satu pun tahap di hulu yang wajib. Anda bisa menambahkan Job Applicant secara manual lalu langsung membuat penawaran. Namun dua pemeriksaan kuota lowongan hanya bekerja dari Staffing Plan ke bawah, dan Recruitment Analytics juga bertitik awal di Staffing Plan, sehingga lowongan tanpa plan di belakangnya tidak akan pernah muncul di laporan itu.

Daftar Job Opening.

Di mana letak setiap layar

Workspace-nya adalah Recruitment (/app/recruitment). Halaman depannya hanya memuat satu chart dan satu quick list, jadi gunakan sidebar untuk berpindah:

• Di bagian atas: Job Opening (lowongan), Job Applicant (pelamar), Interview (wawancara), Job Offer (penawaran kerja), dan Appointment Letter (surat pengangkatan).
• Planning: Job Requisition (permintaan pengadaan karyawan), Staffing Plan (rencana kebutuhan karyawan), Employee Referral (rekomendasi kandidat dari karyawan).
• Reports: Recruitment Analytics.
• Setup: Interview Type (jenis wawancara), Job Opening Template, Appointment Letter Template, Job Offer Term Template.
• Job Portal: membuka daftar lowongan publik di /jobs.

Siapa menjalankan bagian yang mana

• HR Manager memegang rangkaian ini dari hulu ke hilir.
• HR User bisa menjalankan hampir seluruhnya, tetapi hanya bisa membaca Job Requisition dan sama sekali tidak bisa membuka Appointment Letter.
• Interviewer adalah role tersendiri, dan cara kerjanya terbalik dari dugaan kebanyakan orang: pewawancara adalah satu-satunya pihak yang dapat membuat atau men-submit Interview Feedback (penilaian pewawancara), sedangkan HR Manager dan HR User hanya bisa membacanya. Role ini juga memberi akses ke setiap Interview, bukan hanya wawancara yang diikuti orang tersebut.

Tabel lengkapnya ada di Siapa boleh melakukan apa.

Menyiapkan rekrutmen sebelum lowongan pertama Anda

Kerjakan daftar ini berurutan dari atas — setiap langkah membaca hasil langkah di atasnya.

• Record Skill, lalu record Designation (jabatan) dengan tabel Skills-nya terisi. Mengisi Designation pada sebuah Interview Type akan menyalin keterampilan itu ke Expected Skillset. HR User bisa membaca Skills, tetapi tidak bisa membuatnya.
• Satu Interview Type untuk tiap tahap wawancara (Screening, Technical, HR), lengkap dengan pewawancara dan nilai rata-rata yang diharapkan.
• Role Interviewer pada setiap orang yang akan duduk di panel, dan pada siapa pun di HR yang perlu mencatat penilaian atas nama orang lain.
• Record Employment Type (jenis hubungan kerja) yang sesuai dengan kontrak Anda, karena portal publik memfilter berdasarkan field ini.
• Record Offer Term dengan kalimat Anda sendiri, lalu Job Opening Template, Job Offer Term Template, dan Appointment Letter Template jika Anda kerap merekrut posisi yang sama berulang kali. Job Opening Template dan Job Offer Term Template ada di sidebar bagian Setup; Offer Term dan Job Applicant Source tidak ada di sana, jadi buka keduanya lewat kolom pencarian di bagian atas layar.
• Sebuah Email Account untuk rekrutmen, lalu HR Settings (/app/hr-settings), tab Recruitment. Semua kotak centang pada tab itu datang dalam keadaan nonaktif dan semua tautan template datang dalam keadaan kosong: Check Vacancies On Job Offer Creation, Send Interview Reminder beserta Remind Before dan templatenya, Send Interview Feedback Reminder beserta templatenya, dan akun Sender, yang Sender Email-nya terisi otomatis dan bersifat read-only.
• Sebuah Staffing Plan per perusahaan per tahun, jika Anda ingin pembatasan kuota lowongan dan Recruitment Analytics benar-benar berfungsi.

Merencanakan kebutuhan karyawan dan anggarannya untuk satu tahun

Staffing Plan adalah anggaran, bukan jadwal. Fungsinya membatasi dua tindakan berikutnya: berapa banyak Job Opening yang boleh Anda biarkan terbuka untuk satu designation, dan (opsional) berapa banyak Job Offer yang boleh Anda submit.

1. Buka Staffing Plan (/app/staffing-plan) lalu ketik namanya. Tidak ada penomoran otomatis — Anda menamai record-nya sendiri.
2. Isi Company, lalu rentang From Date dan To Date yang harus dipenuhi sebuah lowongan atau penawaran.
3. Tambahkan satu baris per designation pada Staffing Details, dengan Designation, Vacancies, dan Estimated Cost Per Position.
4. Atau tekan Get Job Requisitions, pilih dari requisition perusahaan tersebut yang berstatus Pending dan Open & Approved, lalu biarkan GARP menyusun baris-barisnya untuk Anda. Tombol ini mengganti seluruh isi tabel, jadi gunakan sebelum Anda menyunting apa pun secara manual.
5. Simpan, lalu submit. Pemeriksaan duplikat hanya melihat plan yang sudah disubmit.

GARP menghitung sisa isi tiap baris untuk Anda: Current Count (karyawan aktif yang memegang designation tersebut di seluruh struktur perusahaan), Current Openings (Job Opening berstatus Open), dan Number Of Positions, yaitu Vacancies + Current Count. Total Estimated Cost adalah Vacancies × Estimated Cost Per Position — karyawan yang sudah ada sengaja tidak dihitung, sehingga angka anggaran ini hanya mencerminkan biaya karyawan baru.

Field, batasan, dan bunyi persis pesan penolakannya ada di Field dan aturan Staffing Plan.

Mengajukan requisition dan mengubahnya menjadi lowongan

1. Buka Job Requisition (/app/job-requisition) lalu isi Designation, No of. Positions, Expected Compensation (dalam mata uang default perusahaan, jadi IDR untuk PT Maju Jaya), Requested By, dan Job Description. Biarkan deskripsinya kosong dan GARP akan mengisinya dari deskripsi milik Designation itu sendiri.
2. Ubah Status menjadi Open & Approved begitu permintaannya disepakati. Inilah yang memunculkan kedua tombol Actions.
3. Tekan Create Job Opening untuk membuat lowongan baru, atau Associate Job Opening untuk menautkan lowongan yang sudah Anda buat. Penautan meminta lowongan berstatus Open yang sudah ada dengan perusahaan dan designation yang sama (serta department, jika Anda mengisinya), lalu memberi tahu Anda Job Requisition {0} has been associated with Job Opening {1}.
4. Tutup lowongan itu ketika posisinya sudah terisi. Requisition-nya berubah menjadi Filled dengan sendirinya, mengisi Completed On dengan tanggal hari ini, dan menghitung Time to Fill dari Posting Date.

Jika ada rekan kerja yang sudah merekomendasikan seseorang untuk designation tersebut, membuka requisition yang masih aktif akan menyorot record Employee Referral yang masih tertunda dengan latar kuning, lengkap dengan tautan ke daftar yang sudah terfilter.

Tidak ada tahap persetujuan. Status hanyalah drop-down biasa yang diubah manual oleh siapa pun yang punya akses tulis. Bangun sendiri sebuah Workflow jika Anda memang membutuhkan tahapan persetujuan yang sungguhan — dan ingat bahwa HR User sama sekali tidak bisa menulis pada Job Requisition.

peringatan

Expected Compensation tidak membawa keterangan periode. GARP menyalinnya apa adanya ke Lower Range pada lowongan, sementara Salary Paid Per default-nya Month. Jika seorang manajer mengetik angka tahunan 195.000.000 pada requisition lalu Anda mencentang Publish Salary Range, halaman lowongan publik akan mengiklankan "Rp 195.000.000 / month". Sepakati dulu konvensinya — gaji bruto bulanan, dalam IDR — sebelum Anda mengizinkan manajer mengajukan requisition.

Menayangkan lowongan di portal karier

1. Buka Job Opening lalu pilih sebuah Job Opening Template jika Anda punya. Memilih template akan menimpa designation, department, employment type, lokasi, deskripsi, mata uang, kedua rentang gaji, periode gaji, dan Publish Salary Range sekaligus.
2. Isi Location (yang berupa sebuah Branch), Employment Type, dan Closes On.
3. Centang Publish on website, periksa Route yang muncul, lalu putuskan soal Publish Salary Range dan Publish Applications Received (yang terakhir ini datang dalam keadaan tercentang).
4. Simpan, lalu buka /jobs dan pastikan kartu lowongan serta tombol Apply Now berperilaku sesuai harapan Anda.

Soal route. Centang Publish on website dan browser Anda akan mengisi Route berupa jobs/ ditambah nama perusahaan dan judul pekerjaan yang sudah dibersihkan — jobs/pt_maju_jaya/software_engineer untuk lowongan Software Engineer di PT Maju Jaya. Kosongkan field itu lalu simpan, dan GARP yang akan mengisinya, kali ini dengan tanda hubung pada judul pekerjaan: jobs/pt_maju_jaya/software-engineer. Keduanya sah; pilih satu dan konsistenlah, karena route harus unik dan mengubahnya di kemudian hari akan merusak tautan yang sudah beredar.

peringatan

Tidak ada unggah CV pada formulir lamaran bawaan. Lampiran dimatikan dan satu-satunya field untuk CV adalah Resume Link, sebuah kotak teks. Formulirnya memperingatkan Resume link not valid jika yang diketik kandidat bukan alamat web, tetapi peringatan itu tidak memblokir pengiriman. Jika Anda membutuhkan unggah berkas, bangun web form Anda sendiri di atas Job Applicant, aktifkan lampiran padanya, lalu isikan route-nya ke Application Web Form Route.

Apa yang ditampilkan halaman publik, dan apa saja yang dikumpulkan formulir lamaran, ada di Portal lowongan publik dan formulir lamaran.

Menutup sebuah lowongan

Mengubah Status menjadi Closed akan mengosongkan Closes On, mengisi Closed On dengan tanggal hari ini jika masih kosong, dan mengubah Job Requisition yang tertaut menjadi Filled. Mengembalikannya ke Open akan mengosongkan Closed On lagi.

GARP juga menutup lowongan untuk Anda pada malam hari: setiap tengah malam ia menutup semua lowongan Open yang Closes On-nya benar-benar lebih awal dari hari ini. Artinya, sebuah lowongan tetap tayang sepanjang hari Closes On-nya dan baru tertutup pada awal hari berikutnya.

Begitu sebuah lowongan berstatus Closed, GARP memblokir pelamar baru mana pun terhadap lowongan itu — termasuk yang datang lewat web form — dengan pesan Cannot create a Job Applicant against a closed Job Opening, yang ditampilkan di bawah judul Not Allowed. Pelamar yang sudah ada tidak terpengaruh.

Memantau pelamar sepanjang prosesnya

Pelamar sampai ke Anda melalui empat jalan: lewat formulir publik, dari inbox rekrutmen, dari sebuah Employee Referral, atau diketik manual.

• Status bergerak melalui Open, Replied, Shortlisted, Rejected, Hold, dan Accepted. Selama masih Open, Anda mendapat tombol Shortlist dan Reject.
• Create Interview muncul kecuali statusnya Rejected atau Accepted.
• Create Job Offer muncul begitu statusnya Accepted dan belum ada penawaran. Setelahnya tombol itu digantikan View Job Offer.
• Isi Source, dan cantumkan karyawan perekomendasi di Source Name.
• Tidak ada apa pun yang mengirim email ke kandidat ketika statusnya berubah. Gunakan tombol email pada formulirnya, yang sudah terhubung ke alamat email pelamar.

Jika Link berakhiran .pdf, CV-nya ditampilkan langsung sebagai pratinjau di dalam formulir; alamat web lainnya akan memunculkan tombol Open Resume in New Tab. Panel Interview Summary di bawah formulir memuat daftar wawancara pelamar tersebut yang belum dibatalkan, lengkap dengan Interview Type, Date, Status, dan nilai yang diperoleh dalam bentuk bintang. Pelamar yang belum pernah diwawancarai tidak mendapat panel ini sama sekali.

tip

Job Applicant bisa diisi otomatis dari sebuah inbox: atur Append To pada sebuah Email Account ke Job Applicant, dan setiap pesan yang masuk ke, misalnya, karir@majujaya.co.id akan membuat record pelamar baru atau ditambahkan ke record yang sudah ada, dengan alamat pengirim sebagai email dan subjeknya disimpan di Notes. Tidak ada bagian lain dalam rangkaian ini yang mendengarkan email.

Menjadwalkan wawancara dan mencatat penilaian panel

1. Dari data pelamar, klik Create Interview lalu pilih sebuah Interview Type. Daftar pewawancaranya disalin ke tabel Interviewers pada Interview, dan Expected Skillset-nya adalah daftar keterampilan yang akan dinilai panel.
2. Isi Scheduled On, From Time, dan To Time, lalu simpan. Ketiganya terkunci setelah disimpan — coba ubah dan Anda akan melihat Value cannot be changed for {0}. Gunakan Actions > Reschedule Interview sebagai gantinya.
3. Setiap pewawancara membuka wawancaranya lalu mengklik Submit Feedback, menilai setiap keterampilan dengan skala lima bintang, memilih Result berupa Cleared atau Rejected, dan menambahkan Feedback berupa teks bebas. Mengonfirmasi dialognya akan membuat sekaligus men-submit penilaian itu dalam satu langkah.
4. Ubah Status wawancaranya sendiri menjadi Cleared atau Rejected, lalu submit. Selain kedua status itu tidak ada yang bisa disubmit: Anda akan melihat Only Interviews with Cleared or Rejected status can be submitted. di bawah judul Not Allowed.
5. GARP lalu bertanya Do you want to update the Job Applicant {0} as {1} based on this interview result? dengan satu tombol, Mark as Accepted atau Mark as Rejected. Menekannya akan menyimpan status baru itu ke Job Applicant. Tutup dialognya dan tidak ada apa pun yang ditulis — pelamar tetap memakai status lamanya. Selain itu tidak terjadi apa-apa: tidak ada email, tidak ada entri buku besar, tidak ada task.

Hanya user yang terdaftar di Interviewers yang mendapat tombol Submit Feedback yang berfungsi. Orang lain melihat tombol yang sama dalam keadaan nonaktif dengan tooltip Only interviewers can submit feedback. Dialognya menampilkan Expected Skillset milik Interview Type sebagai tabel yang bisa disunting, dan barisnya dapat ditambah, sehingga seorang anggota panel bisa menilai keterampilan yang tidak direncanakan siapa pun.

Obtained Average Rating pada wawancara adalah rata-rata dari rata-rata setiap feedback yang sudah disubmit, dan GARP menghitungnya ulang setiap kali sebuah feedback disubmit atau dibatalkan, sambil menyegarkan tampilan formulirnya di layar.

catatan

Pewawancara memerlukan role Interviewer, dan role itu tidak diberikan secara otomatis. Field Interviewers menerima user mana pun: GARP menyertakan sebuah helper yang seharusnya membatasi daftarnya hanya pada pemegang role tersebut, tetapi helper itu tidak terpasang pada formulir mana pun. Karena itu seseorang tanpa role tersebut tetap bisa duduk di panel, tetapi tidak dapat membuka Interview-nya maupun mengirim penilaian.

peringatan

Expected Average Rating hanyalah hiasan. Tidak ada apa pun yang membandingkannya dengan nilai yang diperoleh, dan tidak ada validasi, perubahan status, atau notifikasi yang bergantung padanya. Anggap saja sebagai catatan untuk panel.

Menjadwalkan ulang wawancara

Actions > Reschedule Interview muncul selama statusnya Pending. Menu ini meminta tanggal dan jam baru, menuliskannya meski field-field itu seharusnya terkunci, lalu mengirim email ke seluruh panel dan ke pelamar: Your Interview session is rescheduled from … to …. Jika email belum dikonfigurasi, Anda mendapat pesan Failed to send the Interview Reschedule notification. Please configure your email account. dan penjadwalan ulangnya tetap berlaku. Mengirim dialog tanpa perubahan menghasilkan No changes found in timings.

Membuat penawaran dan mengubahnya menjadi karyawan

1. Dari pelamar yang statusnya Accepted, klik Create Job Offer lalu isi Offer Date, Designation, dan Company.
2. Muat sebuah Job Offer Term Template, atau tambahkan baris Job Offer Terms secara manual — setiap baris berisi satu Offer Term ditambah Value / Description yang wajib diisi. Tambahkan Letter Head lalu cetak.
3. Submit penawarannya. Submit tidak mengirim email, tidak membuat dokumen apa pun, dan tidak mencatat apa pun ke buku besar. Fungsinya hanya membuat Create Employee dapat diakses.
4. Ubah Status menjadi Accepted atau Rejected ketika kandidat memberi jawaban.
5. Tekan Create Employee. Isi Gender, Date of Birth, Date of Joining, dan Status, lalu simpan. Tombolnya berubah menjadi Show Employee.

Status pada penawaran langsung ditulis balik ke pelamar. Status itu disalin ke Job Applicant pada setiap penyimpanan — draf, submit, update-after-submit, maupun cancel. Karena itu, mengubah status sebuah penawaran yang masih draf menjadi Accepted langsung menandai Job Applicant sebagai Accepted, bahkan sebelum ada yang disubmit. Membatalkan penawarannya tidak membatalkan efek itu: pelamar tetap Accepted.

peringatan

Job Offer Terms adalah teks, bukan data. Value / Description hanyalah kotak teks bebas. Tidak ada nominal yang diurai, dikonversi, atau dibawa ke mana pun: tidak ada yang sampai ke Salary Structure Assignment, dan gaji yang Anda janjikan di sini harus diketik ulang ketika Anda menyusun salary structure karyawan tersebut. Lihat Penggajian.

Apa yang dibawa Create Employee

Tombol ini muncul pada penawaran yang sudah disubmit dengan status Accepted dan yang belum memiliki record Employee yang menaut balik ke pelamarnya; jika sudah ada, yang tampil adalah Show Employee. Tombol ini membuka Employee yang belum tersimpan berisi:

• Job Applicant, Company, dan Designation, disalin apa adanya karena nama field-nya sama pada kedua formulir
• Employee Name dan First Name, keduanya dari nama lengkap pelamar
• Personal Email, dari email pelamar
• Offer Date pada Employee — kotak yang sama yang dipakai GARP sebagai tanggal konfirmasi terjadwal — dari Offer Date pada penawaran

Sisanya Anda isi sendiri: Gender, Date of Birth, Date of Joining, dan Status bersifat wajib, dan Date of Joining tidak diturunkan dari penawaran meski Anda sudah mengetiknya di dalam terms.

catatan

Seluruh nama pelamar masuk ke First Name, sehingga "Sari Dewi" tersimpan sebagai first name "Sari Dewi" dengan last name kosong. Employee Name kemudian disusun ulang dari bagian-bagian nama itu, jadi tampilannya tetap benar — tetapi pisahkan namanya secara manual jika laporan atau surat Anda membutuhkan nama keluarga.

Untuk minggu pertama yang terstruktur, tambahkan sebuah Employee Onboarding (/app/employee-onboarding) pada Job Applicant yang sama. Dokumen ini mensyaratkan Job Applicant sekaligus Job Offer, dan menolak dokumen kedua untuk pelamar yang sama dengan pesan Employee Onboarding: {0} already exists for Job Applicant: {1}. Lihat Karyawan.

Mencetak surat pengangkatan

1. Buka Appointment Letter (/app/appointment-letter) lalu pilih Job Applicant-nya. Applicant Name terisi otomatis untuk Anda dan bersifat read-only.
2. Isi Company dan Appointment Date.
3. Pilih sebuah Appointment Letter Template. Memilihnya akan menyalin Introduction, Closing Notes, dan seluruh tabel Terms berisi baris judul-dan-deskripsi ke dalam surat tersebut, tempat Anda bisa menyuntingnya untuk karyawan baru ini.
4. Cetak. Tidak ada yang perlu disubmit — record ini memang ada untuk dicetak.

HR User sama sekali tidak punya akses ke sini; hanya HR Manager dan System Manager.

Membayar bonus rekomendasi

Employee Referral benar-benar bersifat swalayan: role Employee dapat membuat, men-submit, dan meng-amend dokumen ini. Namun dokumen ini hanya hidup di aplikasi GARP utama — aplikasi mobile di /hrms tidak memuatnya. Lihat Layanan mandiri karyawan.

1. Karyawan perekomendasi mengisi First Name, Last Name, Date, For Designation, Email, dan Referrer — semuanya wajib, dengan Full Name disusun otomatis untuknya — membiarkan Is Applicable for Referral Bonus tetap tercentang, lalu men-submit. Status dipaksa menjadi Pending pada setiap penyimpanan draf.
2. Tekan Create Job Applicant. Tombol ini membuat pelamar dengan Source Employee Referral, referral tertaut balik, serta designation, nama, email, telepon, lampiran, dan tautan CV yang ikut dipindahkan, dengan status Open. Sistem melaporkan Job Applicant {0} created successfully. dan memindahkan referral ke In Process.
3. Sejak saat itu, pelamarlah yang menggerakkan referral. Menyimpan pelamar dengan status Open, Replied, atau Hold membuat referral tetap In Process; Accepted atau Rejected disalin langsung ke referral. Reject Employee Referral adalah alternatif manualnya, tersedia selama referral masih Pending, dengan konfirmasi terlebih dahulu.
4. Begitu referral berstatus Accepted, kotak bonusnya tercentang, dan belum ada Additional Salary yang disubmit terhadapnya, tombol Create Additional Salary muncul. Tombol itu membuka Additional Salary yang belum tersimpan untuk karyawan perekomendasi, dengan perusahaan sudah terisi dan referral tercatat sebagai referensinya. Anda mengisi nominal, salary component, dan tanggal penggajiannya.
5. Referral Bonus Payment Status bersifat read-only dan dikelola sistem untuk Anda. Isinya Unpaid sejak kotak bonus dicentang, berubah menjadi Paid ketika Additional Salary tersebut disubmit, dan kembali Unpaid jika dibatalkan.

Additional Salary menolak bonus ini dengan tiga cara:

• Employee Referral {0} is not applicable for referral bonus. — kotak bonusnya tidak tercentang.
• Earning Salary Component is required for Employee Referral Bonus. — Anda memilih komponen Deduction.
• Additional Salary for referral bonus can only be created against Employee Referral with status Accepted — untuk kasus lainnya.

Lihat Penggajian.

peringatan

Jangan menekan Create Additional Salary dua kali. Tombol itu hanya memeriksa Additional Salary yang sudah disubmit, sementara GARP menolak jika ada record mana pun yang sudah mereferensikan referral tersebut — termasuk draf yang Anda tinggalkan terbuka semenit lalu — dan gagal dengan server error, bukan dengan pesan yang bisa dibaca. Cari draf yang sudah ada lewat Connections pada referral tersebut.

Apa yang tidak berjalan otomatis

• Pelamar tidak dikirimi email ketika statusnya berubah.
• Men-submit Job Offer tidak mengirim apa pun. Gunakan tombol email pada formulirnya, yang membalas ke alamat email pelamar.
• Satu-satunya email dari rekrutmen hanyalah dua pengingat yang dijelaskan di Apa yang berjalan otomatis setiap malam, ditambah pemberitahuan penjadwalan ulang.
• Tidak ada satu pun dokumen dalam rangkaian ini yang membukukan ke buku besar, membuat task, atau memberi tahu seorang manajer.

Praktik di Indonesia

Konten regional GARP hanya mencakup India dan Uni Emirat Arab. Modul rekrutmen sama sekali tidak membawa konten Indonesia, jadi semua yang ada di bawah ini adalah konfigurasi yang harus Anda kerjakan sendiri.

• PKWT dan PKWTT. Master Employment Type hadir berisi Full-time, Part-time, Probation, Contract, Commission, Piecework, Intern, dan Apprentice. Tambahkan PKWT dan PKWTT sebagai Employment Type lalu gunakan keduanya pada Job Opening dan pada Employee; portal memfilter berdasarkan employment type, sehingga kandidat bisa melihat perbedaannya. Tidak ada satu pun bagian dari rekrutmen yang menegakkan batas maksimal masa PKWT maupun batas perpanjangannya — tanggal berakhirnya kontrak berada pada Employee (Contract End Date), bukan pada penawaran. Lihat Siklus hidup karyawan.
• Masa percobaan. Probationary Period adalah salah satu Offer Term bawaan, dan record Employee memiliki Offer Date serta Confirmation Date. Keduanya adalah tanggal yang Anda kelola secara manual; tidak ada pengingat maupun pekerjaan otomatis yang mengawasinya.
• BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan. Tidak ada apa pun di rekrutmen yang mengumpulkan nomor BPJS, nomor KTP, atau KK. Tambahkan sebagai custom field pada Job Applicant jika Anda ingin merekamnya sejak tahap lamaran, atau kumpulkan pada Employee setelah perekrutan. Lihat Pajak dan tunjangan.
• PPh 21 dan THR. Tidak ada satu pun angka pada penawaran yang pernah dipakai dalam perhitungan, sehingga soal gross versus net, pembayaran bulan ke-13, dan gross-up pajak harus ditulis sebagai kalimat biasa di dalam offer terms lalu dikonfigurasi dengan benar pada salary structure. Lihat Penggajian.
• Bahasa dan susunan kalimat. Nama Offer Term, teks Appointment Letter Template, dan deskripsi Job Opening semuanya berupa teks bebas, sehingga menyusun paket penawaran sepenuhnya berbahasa Indonesia sangat mudah — buat Offer Term bernama Gaji Pokok, Tunjangan Transport, Masa Percobaan, lalu bangun template di atasnya.
• Pelaporan wajib. Tidak ada ekspor wajib lapor ketenagakerjaan, tidak ada integrasi Disnaker, dan tidak ada pelaporan kesetaraan kesempatan kerja. Recruitment Analytics dan chart pada dashboard adalah satu-satunya pelaporan bawaan yang Anda punya.

Contoh kasus: PT Maju Jaya merekrut Software Engineer

PT Maju Jaya sudah mempekerjakan empat Software Engineer dan ingin menambah dua lagi pada 2026.

Plan-nya. Sebuah Staffing Plan bernama Rencana Tenaga Kerja 2026, dari 1 Januari sampai 31 Desember 2026, dengan satu baris: Software Engineer, Vacancies 2, Estimated Cost Per Position Rp 180.000.000. GARP mengisi Current Count 4 dan Current Openings 0, menghitung Number Of Positions sebagai 2 + 4 = 6, dan Total Estimated Cost sebagai 2 × 180.000.000 = Rp 360.000.000. Total Estimated Budget juga Rp 360.000.000 — empat orang yang sudah ada di daftar gaji dihitung dalam headcount, tetapi tidak pernah dihitung dalam anggarannya.

Requisition-nya. Budi Santoso mengajukan HR-HIREQ-00001 pada 2 Februari 2026: 2 posisi, Expected Compensation Rp 15.000.000, Expected By 1 April 2026. Ia mengubahnya menjadi Open & Approved lalu menekan Create Job Opening.

Lowongannya. Lowongan baru itu muncul dengan Job Title "Software Engineer", Status Open, Currency IDR, Lower Range Rp 15.000.000, Upper Range kosong, dan Salary Paid Per Month; saat disimpan, Vacancies mengambil nilai 2 dan Staffing Plan menempel dengan sendirinya. Pemeriksaan kuota membandingkan Number Of Positions pada plan, yaitu 6, dengan 4 karyawan yang ada ditambah 0 lowongan terbuka lainnya: 6 lebih besar dari 4, jadi lolos. Lowongan kedua juga lolos, 6 melawan 4 + 1. Lowongan ketiga ditolak, 6 melawan 4 + 2, dengan pesan Job Openings for the designation Software Engineer are already open or the hiring is complete as per the Staffing Plan Rencana Tenaga Kerja 2026. Dua vacancy yang dianggarkan memberi Anda tepat dua lowongan yang berjalan bersamaan.

Pelamarnya. Sari Dewi melamar lewat /jobs dan menjadi Job Applicant sari.dewi@example.com. Rina Halim melamar untuk lowongan yang sama dan, sebulan kemudian, untuk lowongan kedua — record itu dinamai rina.halim@example.com-1.

Wawancaranya. Interview Type "Technical Round" memuat Designation Software Engineer dan Expected Skillset berisi Python, SQL, dan Git yang ditarik dari designation tersebut. Sari mengikutinya pada 20 Februari. Dua anggota panel mengisi feedback. Yang pertama memberi Python 5, SQL 4, Git 3 — disimpan sebagai 1.0, 0.8, dan 0.6, dengan rata-rata (1.0 + 0.8 + 0.6) / 3 = 0.8. Yang kedua memberi 4 untuk ketiganya, dengan rata-rata 0.8. Obtained Average Rating menjadi AVG(0.8, 0.8) = 0.8, digambarkan sebagai empat dari lima bintang. Expected Average Rating tidak pernah dibandingkan dengannya.

Penawarannya. HR-OFF-2026-00001, Offer Date 1 Maret 2026, dengan terms yang diketik sebagai teks: Date of Joining 1 April 2026; Annual Salary Rp 195.000.000 (13 × Rp 15.000.000, termasuk THR); Probationary Period 3 bulan; Notice Period 30 hari. Tidak satu pun angka itu diurai oleh sistem. Sari menerima, statusnya diubah menjadi Accepted, dan Job Applicant ikut berubah menjadi Accepted pada saat yang sama.

Jebakan kuota lowongan. Dengan Check Vacancies On Job Offer Creation tercentang, penawaran untuk Sari adalah penawaran pertama yang disubmit dalam rentang plan, sehingga tersisa 2 − 1 = 1. Penawaran kedua diberikan kepada Rina Halim, yang menolaknya, lalu Anda mengubah penawaran itu menjadi Rejected. Kandidat ketiga kini tidak bisa diberi penawaran apa pun: yang dihitung adalah penawaran yang sudah disubmit tanpa memandang statusnya, sehingga 2 − 2 = 0 dan GARP memunculkan There are no vacancies under staffing plan …. Seorang rekruter tentu berharap penawaran yang ditolak melepaskan kembali kuotanya; produk ini tidak begitu. Batalkan atau amend dulu penawaran yang ditolak itu, atau naikkan vacancies pada plan.

Perekrutannya. Create Employee membuka record Employee dengan Job Applicant, Company PT Maju Jaya, Designation Software Engineer, Employee Name dan First Name "Sari Dewi", Personal Email sari.dewi@example.com, serta Offer Date 1 Maret 2026. Anda menambahkan Gender, Date of Birth, dan Date of Joining 1 April 2026 — tanggal 1 April di dalam offer terms hanyalah kalimat biasa dan tidak ikut berpindah — lalu menyimpannya.

Laporan dan dashboard

Recruitment Analytics adalah laporan bawaan yang terbuka untuk HR Manager dan HR User. Laporan ini meminta Company dan On Date yang wajib diisi, lalu menampilkan dalam pohon berindentasi: Staffing Plan, Job Opening di bawahnya, dan di bawah tiap lowongan daftar Job Applicant beserta Application Status, Job Offer, Designation, Offer Date, dan Job Offer Status. Laporan ini hanya membaca plan yang To Date-nya lebih akhir dari On Date, dan hanya lowongan yang memuat Staffing Plan, sehingga lowongan yang dibuat manual tidak terlihat olehnya.

Dashboard Recruitment tidak memerlukan plan. Dashboard ini memuat delapan number card — Job Openings, Total Applicants (This Month), Accepted Job Applicants, Rejected Job Applicants, Job Offers (This Month), Applicant-to-Hire Percentage, Job Offer Acceptance Rate, dan Time to Fill — serta sembilan chart yang mencakup alur pelamar, sumber pelamar, negara asal, status lamaran dan penawaran, status wawancara, frekuensi lamaran, serta lowongan menurut department dan designation.

Tiga card dihitung, bukan sekadar dicacah, dan tak satu pun difilter berdasarkan tanggal:

• Applicant-to-Hire Percentage adalah pelamar Accepted dibagi seluruh pelamar sepanjang masa.
• Job Offer Acceptance Rate adalah penawaran Accepted dibagi seluruh penawaran yang sudah disubmit.
• Time to Fill merata-ratakan seluruh Job Requisition berstatus Filled, sehingga hanya bermakna jika Anda menutup lowongan melalui requisition-nya.

Detail, batasan dan kasus khusus

Semua yang ada di bawah ini bersifat rujukan. Cari jawabannya di sini ketika sebuah aturan menghambat Anda — tidak perlu dibaca dari awal sampai akhir.

Dokumen-dokumen dalam rangkaian ini

• Staffing Plan (/app/staffing-plan) — kebutuhan karyawan yang dianggarkan untuk satu perusahaan dan satu rentang tanggal: satu Designation per baris beserta Vacancies dan Estimated Cost Per Position-nya. Anda menamainya sendiri dan men-submit-nya ketika sudah final. Hanya boleh ada satu plan yang disubmit per designation untuk periode yang saling tumpang tindih.
• Job Requisition (/app/job-requisition) — permintaan dari satu manajer, dengan penomoran HR-HIREQ-: Designation, No of. Positions, Expected Compensation, dan Job Description. Tidak ada yang perlu disubmit; seluruhnya digerakkan oleh Status.
• Job Opening (/app/job-opening) — lowongannya sendiri, HR-OPN-.YYYY.-.####, berstatus Open atau Closed. Lowongan yang ditayangkan adalah halaman website sungguhan. Job Opening Template (/app/job-opening-template) mengisinya di awal.
• Job Applicant (/app/job-applicant) — satu kandidat, dinamai berdasarkan alamat emailnya. Job Applicant Source (/app/job-applicant-source) tersedia bawaan dengan Website Listing, Walk In, Employee Referral, dan Campaign.
• Interview (/app/interview) — satu sesi terjadwal yang Anda submit setelah selesai, HR-INT-.YYYY.-.####, yang bentuknya ditentukan oleh Interview Type (/app/interview-type) berisi Expected Skillset, Expected Average Rating, dan daftar Interviewers bawaan. Interview Feedback (/app/interview-feedback) adalah satu penilaian yang disubmit oleh satu pewawancara.
• Job Offer (/app/job-offer) — surat penawaran yang Anda submit, HR-OFF-.YYYY.-.#####. Job Offer Term Template (/app/job-offer-term-template) mengisi tabel Job Offer Terms-nya dari entri Offer Term (/app/offer-term).
• Employee Referral (/app/employee-referral) — rekomendasi dari karyawan yang Anda submit, yang kemudian menjadi Job Applicant lalu berujung pada bonus lewat Additional Salary. Role Employee boleh mengajukan dan men-submit dokumen ini.
• Appointment Letter (/app/appointment-letter) dan Appointment Letter Template — surat siap cetak untuk karyawan baru, dibangun dari Introduction, tabel Terms berisi baris judul-dan-deskripsi, serta Closing Notes.

Siapa boleh melakukan apa

Dokumen	HR Manager	HR User	Lainnya
Staffing Plan	create, submit, cancel, amend, delete	create, submit — tanpa cancel, amend, atau delete	tidak ada baris System Manager sama sekali
Job Requisition	create, write, delete	hanya baca	System Manager: create, write, delete
Job Opening	create, write, delete	create, write — tanpa delete atau export	System Manager: penuh
Job Applicant	create, write, delete	create, write — tanpa delete atau export	System Manager: penuh
Interview	create, submit, cancel, delete	create, submit, cancel, delete	Interviewer: hak yang sama persis atas setiap Interview
Interview Feedback	hanya baca	hanya baca	Interviewer: create, submit, cancel, delete
Job Offer	create, submit, cancel, amend, delete	create, submit — tanpa cancel, amend, atau delete	System Manager: create, submit, cancel, amend
Employee Referral	create, submit, amend, delete	create, submit, amend, delete	Employee: create, submit, amend. System Manager tidak bisa submit
Appointment Letter	create, write, delete	tanpa akses	System Manager: create, write, delete
Interview Type	create, write, delete	create, write, delete	Interviewer: create, write, delete. Tidak ada baris System Manager
Offer Term	create, write — tanpa delete	select saja (bisa dipakai di field Link, tetapi tidak bisa ditelusuri)	System Manager: penuh

Tidak ada satu pun role yang boleh meng-amend sebuah Interview maupun Interview Feedback, sehingga wawancara atau feedback yang sudah dibatalkan tidak akan pernah bisa di-amend — Anda membuat dokumen baru sebagai gantinya.

Field Status pada Employee Referral berada di tingkat permission yang lebih tinggi: HR Manager dan HR User boleh menulisnya, sedangkan karyawan yang merekomendasikan hanya boleh membacanya. Referral Bonus Payment Status adalah field read-only biasa yang hanya ditulis oleh GARP sendiri.

Field dan aturan Staffing Plan

Field	Tipe	Catatan
Nama dokumen	prompt	Anda mengetik namanya sendiri saat membuat plan; tidak ada seri penomoran
Company	Link, wajib	Perhitungan mencakup perusahaan ini dan semua perusahaan di bawahnya dalam struktur pohon
Department	Link	Difilter menurut perusahaan. Tidak ada aturan yang membacanya, tetapi jika diisi, Get Job Requisitions hanya menawarkan requisition dari department tersebut
From Date, To Date	Date, wajib	Menentukan rentang waktu yang harus dipenuhi sebuah lowongan atau penawaran
Staffing Details	Table, wajib	Satu baris per designation di dalam tabel pada formulir ini
Total Estimated Budget	Currency, read-only	Jumlah Total Estimated Cost seluruh baris, dalam mata uang default perusahaan

Setiap baris memuat Designation, Vacancies, dan Estimated Cost Per Position, ditambah tiga angka read-only yang dihitung otomatis untuk Anda: Current Count (karyawan aktif yang memegang designation tersebut di seluruh struktur perusahaan), Current Openings (Job Opening berstatus Open), dan Number Of Positions, yaitu Vacancies + Current Count. Total Estimated Cost adalah Vacancies × Estimated Cost Per Position — karyawan yang sudah ada sengaja dikecualikan, sehingga angka anggaran ini hanya mencerminkan biaya karyawan baru.

Get Job Requisitions membuka pilihan multi-select berisi requisition perusahaan tersebut yang berstatus Pending dan Open & Approved, lalu membangun ulang baris-barisnya dari sana, memetakan No of. Positions ke Vacancies dan Expected Compensation ke Estimated Cost Per Position. Tombol ini mengganti seluruh isi tabel, jadi gunakan sebelum Anda menyunting baris secara manual.

GARP menolak menyimpan sebuah plan dalam kasus berikut:

Pesan yang muncul	Penyebab
From Date cannot be greater than To Date	Periode terbalik
Staffing Plan {0} already exist for designation {1}	Ada plan lain yang sudah disubmit untuk perusahaan dan designation yang sama dengan tanggal yang tumpang tindih
Vacancies cannot be lower than the current openings	Muncul di browser saat Anda mengetik: Anda tidak boleh menganggarkan vacancies lebih sedikit daripada lowongan yang sudah berjalan
You can only plan for upto {0} vacancies and budget {1} for {2} as per staffing plan {3} for parent company {4}.	Plan perusahaan induk membatasi anak-anak perusahaannya
Subsidiary companies have already planned for {1} vacancies at a budget of {2}. Staffing Plan for {0} should allocate more vacancies and budget for {3} than planned for its subsidiary companies	Pemeriksaan kebalikannya, ketika Anda mengecilkan plan induk di bawah angka yang sudah dipegang anak perusahaan

Daftar designation di dalam tabel menyembunyikan designation yang sudah dipakai di plan tersebut, sehingga satu designation tidak bisa muncul dua kali dalam satu dokumen.

Field dan aturan Job Requisition

Field	Tipe	Catatan
Naming Series	Select	HR-HIREQ- adalah satu-satunya pilihan
Designation	Link, wajib	Menjadi judul record
Department	Link	Bagian dari kunci duplikat
No of. Positions	Int, wajib	Menjadi Vacancies pada lowongan
Expected Compensation	Currency, wajib	Mata uang default perusahaan, jadi IDR untuk PT Maju Jaya. Angka ini tidak disertai keterangan periode
Company	Link, wajib
Status	Select, wajib	Pending (default), Open & Approved, Rejected, Filled, On Hold, Cancelled
Requested By	Link ke Employee, wajib	Department dan Designation diambil dari karyawan tersebut, bersifat read-only
Posting Date	Date, wajib	Default hari ini. Titik mulai penghitungan Time to Fill
Expected By	Date	Ditampilkan di daftar sebagai pil merah atau hijau bertuliskan "in 2 months" sampai statusnya mencapai Filled, Cancelled, atau On Hold
Completed On	Date	Tersembunyi sampai Status menjadi Filled, lalu menjadi wajib
Time to Fill	Duration, read-only	Completed On − Posting Date, dalam detik, ditampilkan tanpa detik
Job Description	Text Editor, wajib	Diambil dari deskripsi Designation itu sendiri jika Anda membiarkannya kosong
Reason for Requesting	Text	Teks bebas, tidak dibaca oleh apa pun

Requisition kedua yang masih aktif dengan Designation, Department, dan Requested By yang sama akan ditolak dengan pesan A Job Requisition for {0} requested by {1} already exists: {2}, di bawah judul Duplicate Job Requisition. Hanya requisition berstatus Cancelled dan Filled yang dikecualikan dari pemeriksaan itu, jadi requisition Rejected atau On Hold tetap memblokir penggantinya — buka kembali atau batalkan requisition tersebut alih-alih mengajukan yang kedua.

Apa yang dikerjakan kedua tombol Actions. Keduanya hanya muncul ketika Status bernilai Open & Approved.

Create Job Opening menyalin requisition menjadi Job Opening baru. Yang benar-benar berpindah adalah: Designation, Department, dan Company, karena nama field-nya sama pada kedua formulir; Job Requisition, sebagai tautan balik ke sumbernya; Job Title, diisi dengan designation; Status, dipaksa menjadi Open; Currency, diisi mata uang default perusahaan; Lower Range, diisi dari Expected Compensation; serta deskripsinya. Vacancies ikut berpindah pada langkah yang sama: begitu Job Requisition terisi, GARP menelusuri tautan itu dan mengisikan No of. Positions sebelum lowongan baru ditampilkan. Upper Range dibiarkan kosong.

Associate Job Opening meminta Anda memilih lowongan berstatus Open yang sudah ada dengan perusahaan dan designation yang sama (serta department, jika diisi), lalu menuliskan Job Requisition dan Vacancies langsung ke lowongan itu dan memberi tahu Anda Job Requisition {0} has been associated with Job Opening {1}.

Ketika lowongan tersebut kemudian Closed, GARP mengubah requisition menjadi Filled dengan Completed On = hari ini, mengabaikan permission dan field wajib, lalu Time to Fill dihitung dari Posting Date.

Field dan aturan Job Opening

Field	Tipe	Catatan
Job Opening Template	Link	Memilih satu template akan menimpa designation, department, employment type, lokasi, deskripsi, mata uang, kedua rentang gaji, periode gaji, dan Publish Salary Range sekaligus
Job Title	Data, wajib	Terisi otomatis dengan Designation saat Anda memilihnya. Menjadi dasar route dan judul halaman
Designation	Link, wajib	Mengubah Company akan mengosongkannya
Status	Select	Open (default) atau Closed
Posted On	Datetime	Default sekarang. Ditampilkan di halaman publik sebagai "3 days ago"
Closes On	Date	Hanya tampil selama status Open. Jika diisi, lowongan ditutup otomatis setelah tanggal ini
Closed On	Date	Hanya tampil selama status Closed. Terisi hari ini secara otomatis saat transisi Open ke Closed
Company, Department, Employment Type, Location	Link	Location adalah sebuah Branch. Department difilter menurut perusahaan. Keempatnya adalah filter yang ditawarkan di /jobs
Staffing Plan, Planned number of Positions	read-only	Terisi otomatis dari plan aktif untuk perusahaan dan designation ini
Job Requisition, Vacancies	read-only	Vacancies mengambil No of. Positions dari requisition
Publish on website	Check, default nonaktif	Pengaturan yang membuat halamannya tayang
Route	Data, unik	Hanya tampil saat dipublikasikan. Bisa diubah
Publish Applications Received	Check, default aktif	Menambahkan jumlah lamaran yang terus diperbarui di halaman publik
Application Web Form Route	Data	Route web form buatan Anda sendiri, dipakai menggantikan route standar
Description	Text Editor	Ditampilkan sebagai isi halaman publik
Currency, Lower Range, Upper Range, Salary Paid Per, Publish Salary Range	tab Pay Details	Rentang gaji ditampilkan tanpa desimal. Salary Paid Per bernilai Month atau Year, default Month

GARP menolak menyimpan sebuah lowongan dalam kasus berikut:

Pesan yang muncul	Penyebab
Job Openings for the designation {0} are already open or the hiring is complete as per the Staffing Plan {1}	Ditampilkan di bawah judul Vacancies fulfilled. Muncul ketika Number Of Positions pada plan lebih kecil dari atau sama dengan jumlah karyawan aktif ditambah lowongan lain yang masih terbuka untuk designation tersebut
Closes On must be after Posted On	Muncul selama status Open. Varian Closed, Closed On must be after Posted On, diperiksa selama status Closed
Galat nilai duplikat pada Route	Route harus unik, sehingga tidak ada dua lowongan yang boleh berbagi route yang sama

Portal lowongan publik dan formulir lamaran

/jobs menampilkan setiap lowongan yang sekaligus Open dan Published, dua puluh per halaman, terbaru di atas, dengan pencarian kata kunci pada Job Title dan Description serta filter checkbox untuk perusahaan, department, employment type, dan lokasi — yang hanya dibangun dari nilai yang benar-benar ada pada lowongan aktif. Pengunjung dapat menelusurinya tanpa login.

Halaman satu lowongan menampilkan Location, Department, Salary Range (hanya jika Publish Salary Range dicentang), Employment Type, Applications Received, dan salah satu dari Closes On atau Closed On, lalu deskripsinya. Ketika statusnya Open, halaman itu memuat tombol Apply Now; ketika Closed, yang tampil adalah Opening closed.

Apply Now mengarah ke /job_application/new?job_title= ditambah ID lowongan, kecuali Application Web Form Route diisi — dalam hal itu route Anda yang dipakai, dengan query string yang sama. Web form Job Application bawaan tidak memerlukan login, mengizinkan pengiriman berkali-kali, dan mengumpulkan:

• Job Opening (read-only, terisi otomatis dari tautan yang membawa kandidat ke sana)
• Applicant Name dan Email Address, keduanya wajib
• Phone Number, Country of Residence, Cover Letter, Resume Link
• Bagian Expected Salary Range per month berisi Currency, Lower Range, dan Upper Range

Setelah berhasil, formulir menampilkan Thank you for applying. dan mengembalikan kandidat ke /jobs.

Field dan aturan Job Applicant

Field	Tipe	Catatan
Full Name	Data, wajib	Judul record. Jika dibiarkan kosong pada lamaran yang masuk lewat email, namanya ditebak dari alamat: sari.dewi@… menjadi "Sari Dewi"
Email Address	Data, wajib	Divalidasi sebagai alamat email yang sah, dan dipakai sebagai nama record
Phone Number, Country	Data / Link	Country menjadi sumber chart Job Applicants by Country
Job Opening	Link	Daftarnya hanya menawarkan lowongan berstatus Open
Designation	Link	Diambil dari lowongan jika kosong. Menentukan Interview Type mana yang boleh Anda jalankan
Status	Select, wajib	Open (default), Replied, Shortlisted, Rejected, Hold, Accepted
Applicant Rating	Rating	Penilaian bintang manual yang disimpan sebagai pecahan dari lima. Tidak ada yang menghitungnya dan tidak ada yang membacanya
Link	Data	URL CV
Attachment	Attach	Sebuah berkas, hanya terpakai jika Anda mengisinya sendiri di aplikasi GARP utama
Cover Letter	Text
Notes	Data, read-only	Baris subjek email masuk ketika record ini diisi dari sebuah inbox
Source, Source Name	Link	Source Name hanya muncul ketika Source tepat bernilai Employee Referral, dan menaut ke Employee
Employee Referral	Link, read-only	Terisi ketika pelamar dibuat dari sebuah referral
Currency, Lower Range, Upper Range	tab Salary Expectation	Angka yang diminta kandidat

Meski seri penomorannya dideklarasikan sebagai HR-APP-.YYYY.-.#####, record ini dinamai berdasarkan alamat email. Lamaran kedua dari alamat yang sama menjadi sari.dewi@example.com-1, lalu -2. Itu memang disengaja: satu orang boleh melamar beberapa lowongan.

Tombol yang Anda lihat bergantung pada status: Shortlist dan Reject hanya muncul selama status Open; Create Interview muncul kecuali statusnya Rejected atau Accepted; Create Job Offer muncul begitu status menjadi Accepted dan belum ada penawaran, lalu digantikan View Job Offer setelahnya.

Field dan aturan Interview Type, Interview, dan feedback

Sebuah Interview Type dinamai lewat Interview Type Name dan memuat Interviewers (multi-select berisi user), sebuah Expected Average Rating, sebuah Designation opsional, dan tabel Expected Skillset wajib berisi tautan Skill. Mengisi Designation akan mengosongkan skillset lalu mengisinya ulang dari tabel Skills milik designation tersebut — bagian Required Skills yang ditambahkan GARP HR ke record Designation standar — jadi lengkapi dulu data designation Anda.

Field pada Interview	Tipe	Catatan
Interview Type	Link, wajib	Mengubahnya akan mengosongkan pelamar dan memuat ulang panel
Job Applicant	Link, wajib	Daftarnya hanya menawarkan pelamar yang tidak berstatus Rejected, dan — begitu designation diketahui — hanya designation tersebut
Job Opening, Designation	read-only	Diambil dari pelamar dan dari tipe wawancara
Status	Select, wajib	Pending (default), Under Review, Cleared, Rejected, Cancelled
Scheduled On, From Time, To Time	wajib, hanya bisa diisi sekali	Setelah penyimpanan pertama ketiganya tidak bisa diubah — Value cannot be changed for {0}. Gunakan Reschedule Interview
Interviewers	Table, bisa diubah setelah submit	Disalin dari Interview Type
Expected Average Rating	Rating, read-only	Diambil dari tipe wawancara
Obtained Average Rating	Rating, read-only	Rata-rata dari rata-rata setiap feedback yang sudah disubmit
Resume link	Data	Diambil dari pelamar jika kosong
Interview Summary	Text, bisa diubah setelah submit	Catatan bebas

Daftarnya memiliki tampilan Calendar dengan warna sesuai status, dan workspace Recruitment menampilkan quick list Interviews (This Week).

GARP menolak sebuah wawancara dalam kasus berikut:

Pesan yang muncul	Penyebab
Job Applicants are not allowed to appear twice for the same Interview Type. Interview {0} already scheduled for Job Applicant {1}	Sudah ada wawancara yang disubmit dengan tipe tersebut untuk pelamar itu. Dokumen draf tidak memblokir, jadi percobaan pertama yang gagal harus dibatalkan atau dihapus
Interview Type {0} is only for Designation {1}. Job Applicant has applied for the role {2}	Tipe wawancara terikat pada designation yang bukan designation pelamar
Interview Type {0} is only applicable for the Designation {1}	Benturan yang sama, dimunculkan oleh tombol Create Interview sebelum formulir terbuka
Select Interview Type First	Anda memilih Job Applicant sebelum Interview Type
Only Interviews with Cleared or Rejected status can be submitted.	Ditampilkan di bawah judul Not Allowed. Pending, Under Review, dan Cancelled tidak bisa disubmit

Dan GARP menolak feedback dalam kasus berikut:

Pesan yang muncul	Penyebab
Only Interviewer Are allowed to submit Interview Feedback	User yang sedang login bukan pewawancara yang disebut dalam permintaan tersebut
{0} is not allowed to submit Interview Feedback for the Interview: {1}	Pewawancara tersebut tidak ada di panel Interview itu
Submission of {0} before {1} is not allowed	Hari ini lebih awal dari Scheduled On
Feedback already submitted for the Interview {0}. Please cancel the previous Interview Feedback {1} to continue.	Satu feedback yang disubmit per pewawancara per wawancara

Setiap keterampilan dinilai dengan skala lima bintang dan disimpan sebagai pecahan: empat bintang berarti 0.8. Average Rating pada feedback adalah rata-rata biasa dari baris-barisnya. Baik saat sebuah feedback disubmit maupun saat dibatalkan, Obtained Average Rating pada Interview induk dihitung ulang sebagai rata-rata seluruh feedback yang sudah disubmit, dan tampilan formulirnya di layar disegarkan.

Field dan aturan Job Offer

Field	Tipe	Catatan
Job Applicant	Link, wajib	Daftarnya menyaring keluar pelamar berstatus Rejected
Applicant Name, Applicant Email Address	diambil otomatis, read-only
Status	Select, bisa diubah setelah submit	Awaiting Response (default), Accepted, Rejected, Cancelled. Tidak pernah dibawa ke dokumen berikutnya, sehingga penawaran hasil amend dimulai dari awal
Offer Date	Date, wajib	Dipakai untuk rentang waktu staffing plan dan disalin ke Employee
Designation	Link, wajib	Diambil dari pelamar jika kosong
Company	Link, wajib	Mengingat pilihan terakhir Anda
Job Offer Term Template	Link	Memilih satu template akan mengosongkan lalu mengisi ulang Job Offer Terms
Job Offer Terms	Table	Setiap baris di dalam tabel pada formulir ini berisi satu tautan Offer Term ditambah Value / Description yang wajib (kotak teks kecil)
Select Terms and Conditions	Link	Hanya menawarkan Terms and Conditions yang HR-nya dicentang — sebuah checkbox yang ditambahkan GARP HR ke record tersebut, aktif secara default
Terms and Conditions	Text Editor	Teks legal yang sudah dirender
Letter Head, Print Heading	Link, bisa diubah setelah submit	Letter Head default-nya mengikuti milik perusahaan

Offer Term hadir sebagai daftar master: Date of Joining, Annual Salary, Probationary Period, Employee Benefits, Working Hours, Stock Options, Department, Job Description, Responsibilities, Leaves per Year, Notice Period, dan Incentives. Tambahkan milik Anda sendiri — Gaji Pokok, Tunjangan Transport, THR — sebagai record Offer Term baru.

GARP menolak sebuah penawaran dalam kasus berikut:

Pesan yang muncul	Penyebab
Job Offer: {0} is already for Job Applicant: {1}	Satu penawaran yang belum dibatalkan per pelamar
There are no vacancies under staffing plan {0}	Hanya ketika Check Vacancies On Job Offer Creation dicentang di HR Settings. Vacancies pada plan untuk designation itu, dikurangi jumlah penawaran yang sudah disubmit dengan Offer Date di dalam rentang plan, telah mencapai nol

Field dan aturan Employee Referral

First Name, Last Name, Date, For Designation, Email, dan Referrer bersifat wajib; Full Name disusun otomatis untuk Anda. Is Applicable for Referral Bonus dicentang secara default. Status dipaksa menjadi Pending pada setiap penyimpanan draf dan setelah itu bersifat read-only di tingkat permission yang lebih tinggi.

Department tidak pernah terisi. Pengambilannya diarahkan ke sebuah field yang tidak ada pada formulir ini, dan field-nya read-only, sehingga tetap kosong.

Dua pesan memblokir sebuah referral:

• Employee Referral {0} already exists for email: {1} — dua referral aktif untuk alamat email yang sama.
• Transactions cannot be created for an Inactive Employee {0}. — karyawan perekomendasi berstatus Inactive.

Apa yang berjalan otomatis setiap malam

Ada tiga pekerjaan otomatis yang menyentuh rekrutmen.

Apa itu	Kapan berjalan	Apa yang dikerjakan
Menutup lowongan yang kedaluwarsa	setiap malam pukul 00.00	Menutup setiap lowongan Open yang Closes On-nya lebih awal dari hari ini, mengabaikan permission
Pengingat wawancara	setiap empat menit	Mengirim email ke panel dan ke pelamar tentang wawancara berstatus Pending, satu kali saja untuk masing-masing, lalu mencentang penanda Reminded yang tersembunyi
Pengingat feedback harian	setiap malam pukul 00.00	Mengirim email ke pewawancara yang belum mengisi feedback pada wawancara berstatus Under Review

Kedua pengingat itu datang dalam keadaan nonaktif. Installer memang mencentang Send Interview Reminder dan Send Interview Feedback Reminder serta menautkan templatenya, tetapi langkah berikutnya dalam instalasi yang sama mengembalikan setiap field HR Settings ke nilai bawaannya — tidak tercentang untuk kedua checkbox, kosong untuk kedua tautan template. Email Template-nya sendiri sudah dibuat dan siap pakai; Anda tinggal mencentang kotaknya dan memilih templatenya. Namun setelah Anda melakukannya pun, keduanya tidak akan bekerja seperti yang Anda bayangkan.

peringatan

Remind Before dihitung dari tengah malam, bukan dari From Time. Pengingat ini melihat Scheduled On, yang berupa tanggal dan karenanya dihitung sebagai pukul 00.00, lalu membandingkannya dengan rentang dari sekarang sampai sekarang ditambah Remind Before. Dengan nilai bawaan 00:15:00, emailnya terkirim pada seperempat jam terakhir sebelum tengah malam pada hari sebelum wawancara, dan wawancara yang dibuat setelah momen itu tidak akan pernah mendapat pengingat sama sekali. Menaikkan Remind Before hanya membuat email malam-sebelumnya yang sama terkirim lebih awal. Tidak ada cara mendapatkan "lima belas menit sebelum wawancara" dari field ini.

peringatan

Pengingat feedback praktisnya tidak berfungsi. Pengingat ini hanya melihat wawancara berstatus Under Review, sementara tidak ada bagian produk ini yang pernah menetapkan status itu — harus manusia yang melakukannya. Pengingat ini juga mensyaratkan To Time wawancara lebih awal dari saat pekerjaan itu berjalan, sedangkan pekerjaan itu berjalan pukul 00.00, sehingga bahkan wawancara yang statusnya sudah benar hanya memenuhi syarat jika To Time-nya 00.00. Kejar feedback secara manual, atau tulis Notification Anda sendiri.

Isi pengingatnya adalah Email Template bawaan: Interview: {{name}} is scheduled on {{scheduled_on}} from {{from_time}} to {{to_time}}, dengan subjek Interview Reminder. {{name}} merender ID dokumen, sehingga kandidat menerima kalimat berbunyi "Interview: HR-INT-2026-0001 is scheduled…". Tulis ulang template itu sebelum Anda melepas fitur ini ke kandidat.

Kasus khusus dan jebakan

• Urutan itu penting. Skills sebelum Designation, Designation sebelum Interview Type, Staffing Plan sebelum Job Opening jika Anda ingin pemeriksaan kuota berjalan, Job Requisition sebelum lowongan jika Anda ingin Vacancies terisi, pelamar berstatus Accepted sebelum penawaran, dan Job Offer yang sudah disubmit sebelum Employee Onboarding.
• Pemeriksaan wawancara ganda hanya menghitung wawancara yang sudah disubmit. Dua draf untuk tahap yang sama dan kandidat yang sama sama-sama bisa disimpan; yang kedua baru ditolak saat submit.
• Mengoreksi jam wawancara berarti menjadwalkan ulang, dan itu mengirim email ke kandidat. Batalkan lalu buat ulang jika Anda tidak ingin email itu terkirim.
• Membatalkan Job Offer tidak mengembalikan status pelamar. Pelamar tetap Accepted, dan Create Job Offer tetap tersembunyi karena record penawarannya masih ada.
• Staffing Plan tidak bisa di-amend oleh HR User, yang juga tidak bisa membatalkannya. Hanya HR Manager yang dapat mengoreksi plan yang sudah disubmit.
• Route harus unik, sehingga tidak ada dua lowongan yang bisa memakainya bersamaan, dan mengubahnya setelah tautannya beredar akan merusak tautan tersebut. Route yang dihasilkan sudah memuat nama perusahaan; biarkan apa adanya kecuali Anda punya alasan kuat.
• Applicant Rating pada Job Applicant tidak berpengaruh apa-apa. Tidak ada laporan, chart, atau validasi yang membacanya. Nilai yang benar-benar berarti adalah Obtained Average Rating pada Interview.
• Interview Feedback tidak bisa dibuat oleh HR. Jika seorang anggota panel mengundurkan diri di tengah proses, seseorang yang memegang role Interviewer harus ditambahkan ke panel untuk mencatat penilaiannya.
• Notes pada Job Applicant bersifat read-only dan ada untuk keperluan integrasi email-append. Tuliskan catatan Anda di kotak komentar pada formulir atau di Cover Letter.

Terkait

• Karyawan — master Employee dan onboarding
• Siklus hidup karyawan — setelah perekrutan
• Penggajian — Additional Salary untuk bonus rekomendasi
• Pajak dan tunjangan — penyiapan BPJS dan PPh 21 setelah perekrutan
• Pengaturan dan laporan — HR Settings dan indeks laporan
• Paket dan batasan — apa saja yang termasuk dalam paket Anda