HR dan Penggajian

GARP HR adalah tempat data karyawan Anda tersimpan, beserta segala hal yang mengikutinya: rekrutmen, onboarding, shift dan absensi, saldo cuti, lembur, klaim pengeluaran, penggajian bulanan, penilaian kinerja, keluhan karyawan, dan proses keluar.

Ada tiga kelompok yang memakainya. HR Manager atau HR User bekerja di desk dan memegang data master. Manajer lini menyetujui pengajuan cuti, shift, dan pengeluaran timnya. Selebihnya cukup memakai aplikasi self-service di ponsel masing-masing.

Ada dua pintu masuk. Administrator memakai desk — layar yang sedang Anda lihat sekarang. Semua orang lain memakai aplikasi self-service karyawan di /hrms.

Record Employee itu sendiri merupakan bagian dari inti GARP ERP, sehingga orang yang Anda rekrut di sini adalah orang yang sama dengan yang muncul pada timesheet di Projects dan pada jurnal penggajian di Accounting.

Halaman utama Anda adalah workspace People di /app/people.

catatan

GARP menyajikan desk dari /desk, dan /app/... dialihkan ke sana. Kedua alamat sama-sama berfungsi; setelah pengalihan, browser Anda akan menampilkan /desk/people.

Workspace People, halaman utama HR.

Yang mungkin ingin Anda kerjakan di sini

• Langsung ke halaman sesuai pekerjaan yang sedang saya urus
• Menyiapkan HR dari nol, dengan urutan yang benar
• Mengetahui apa yang tidak dikerjakan GARP untuk penggajian Indonesia
• Membuat karyawan saya bisa memakai aplikasi di ponsel
• Menangani karyawan yang tidak bisa masuk ke aplikasi
• Mencari formulir yang tidak terlihat di menu mana pun
• Mengetahui siapa yang boleh menyetujui dan submit apa
• Mencari tahu mengapa absensi atau cuti tidak diperbarui

Halaman di bagian ini

Halaman	Yang dibahas
Karyawan	Master Employee, struktur organisasi, grade dan login yang tertaut
Siklus hidup karyawan	Onboarding, mutasi, promosi, keluhan, separation dan proses keluar
Absensi dan shift	Jenis shift, roster, check-in dan penandaan absensi otomatis
Lembur	Pengali pada Overtime Type dan bagaimana Overtime Slip sampai ke slip gaji
Cuti	Jenis cuti, kebijakan, alokasi, pengajuan dan pencairan cuti
Penggajian	Komponen dan struktur gaji, proses penggajian dan entri bank
Pajak dan tunjangan	Lapisan tarif pajak penghasilan, deklarasi pembebasan pajak dan tunjangan fleksibel
Klaim pengeluaran	Klaim, uang muka, permintaan perjalanan dinas dan cara pembayarannya
Kinerja	Goal, KRA, siklus penilaian kinerja dan umpan balik
Rekrutmen	Requisition, lowongan, pelamar, wawancara, penawaran dan portal lowongan
Self-service karyawan	Aplikasi /hrms untuk karyawan dan penyetuju
Pengaturan dan laporan	HR Settings, Payroll Settings dan laporan HR standar

Aktif atau tidaknya HR dan Payroll bergantung pada paket langganan Anda; lihat Paket dan batasan.

Menyiapkan HR dengan urutan yang benar

Urutan di sini lebih menentukan daripada biasanya. Absensi bergantung pada shift, shift bergantung pada holiday list, dan penggajian menolak berjalan tanpa Salary Structure Assignment. Kerjakan delapan langkah berikut secara berurutan.

1. Organisasi. Di HR Setup, buat perusahaan, cabang, departemen, jabatan dan employee grade Anda. Lalu buka HR Settings dan tetapkan:

   • Retirement Age (In Years) — bila Anda biarkan kosong, GARP diam-diam memakai 60.
   • Employee Naming By — bawaannya Employee Number. Alternatifnya Naming Series dan Full Name.
   • Aturan penyetuju.

   Menyimpan Company juga akan mengisi Default Payroll Payable Account dan Default Employee Advance Account miliknya, tetapi hanya bila akun bernama Payroll Payable dan Employee Advances memang sudah ada untuk perusahaan tersebut. Sistem menautkan akun yang sudah ada, bukan membuatnya.

2. Hari libur dan shift. Buat sebuah Holiday List untuk tahun berjalan, lalu Holiday List Assignment, lalu satu Shift Type untuk tiap pola kerja. Absensi bergantung pada ketiganya, dan holiday list-lah yang menentukan apakah suatu hari dibayar dengan tarif lembur hari libur.

3. Karyawan. Buat satu per satu, atau impor. Tetapkan holiday list, shift default, reporting manager, leave approver, expense approver, shift request approver dan overtime request approver untuk tiap orang. Menunjuk seseorang sebagai leave approver atau expense approver otomatis memberinya peran tersebut.

4. Cuti. Buat record Leave Type Anda, sebuah Leave Period dan sebuah Leave Policy, lalu terapkan kebijakan itu agar saldo cuti sudah ada sebelum ada orang yang mengajukan.

5. Pengeluaran. Buat record Expense Claim Type Anda beserta akun tujuan pembukuannya, agar klaim bisa disetujui dan dibayarkan.

6. Gaji. Buat record Salary Component dan sebuah Salary Structure, lalu sebuah Salary Structure Assignment untuk tiap karyawan. Penggajian tidak akan berjalan tanpa itu.

7. Payroll Settings. Tetapkan Calculate Payroll Working Days Based On (bawaannya Leave, atau Attendance bila Anda ingin hari yang tidak ditandai ikut berpengaruh), Consider Unmarked Attendance As, Fraction of Daily Salary for Half Day (0.5), dan apakah slip gaji dikirim lewat email (Email Salary Slip to Employee aktif secara bawaan).

8. Login karyawan. Undang karyawan sebagai user dan arahkan mereka ke /hrms. Lihat Undang tim Anda.

Jalankan satu kali penggajian untuk satu karyawan sebelum Anda menjalankannya untuk semua orang.

peringatan

Ada dua jebakan yang harus dihindari sejak hari pertama. Mencentang Create User Automatically pada Employee yang tidak punya alamat email memunculkan galat Company or Personal Email is mandatory when 'Create User Automatically' is enabled; user yang terbentuk hanya mendapat peran Employee. Dan setiap transaksi terhadap Employee yang statusnya Inactive akan ditolak dengan pesan Transactions cannot be created for an Inactive Employee, yang biasanya menjadi penyebab impor data cuti atau absensi historis gagal di tengah jalan.

Apa yang sudah tersedia, dan apa yang harus Anda bangun sendiri

Sadari betul hal ini sebelum Anda merencanakan go-live.

Gaji dihitung dari record Salary Component. Sebuah komponen dapat memuat Amount tetap, atau Anda mencentang Amount based on formula lalu menulis ekspresi di field Formula, bila perlu dibatasi oleh sebuah Condition.

Pajak penghasilan dihitung oleh komponen yang Variable Based On Taxable Salary-nya dicentang, terhadap Income Tax Slab yang tertaut pada Salary Structure Assignment karyawan tersebut. Slab itu berupa tabel berisi baris From Amount, To Amount dan Percent Deduction yang Anda isi sendiri.

Apa yang sudah disesuaikan untuk Indonesia

Lebih banyak daripada sekadar mesin generiknya. GARP menyertakan empat bagian konfigurasi Indonesia yang datang sebagai data, bukan kode, sehingga Anda bisa menyunting semuanya tanpa bantuan developer.

Lembur sesuai aturan Kepmenaker. Sebuah Overtime Type bernama Lembur GARP dengan:

• metode perhitungan Salary Component Based (Monthly Divisor) dan Monthly Hours Divisor 173
• skema pengali bertingkat sebesar 1,5 untuk jam pertama dan 2 untuk jam-jam berikutnya pada hari kerja, serta 3 dan 4 pada hari libur dan hari libur mingguan
• ambang minimum satu jam berbasis Daily Total, pembulatan setengah jam setelah tingkat pertama, dan tanpa batas harian

Pembayarannya masuk ke komponen penghasilan Upah Lembur. Setiap Shift Type yang absensi otomatisnya aktif sudah dihubungkan ke sana. Tiga komponen lama — Lembur, Lembur HR dan Lembur Rutin — dinonaktifkan, bukan dihapus, sehingga lembur tidak mungkin terbayar dua kali.

Pesangon sesuai PP 35/2021. Sebuah Severance Rule bernama Pesangon PP 35/2021 yang memuat slab Uang Pesangon (1 sampai 9 bulan upah menurut masa kerja) dan slab UPMK (2 bulan mulai tiga tahun, naik sampai 10 di atas 24 tahun, tanpa pita 9 bulan, persis seperti bunyi peraturannya).

Di sampingnya ada empat belas record Employee Exit Reason — mengundurkan diri, pensiun, meninggal dunia, berakhirnya kontrak PKWT dan sepuluh alasan PHK. Masing-masing membawa Uang Pesangon (UP) Multiplier dan UPMK Multiplier sendiri, apakah UPH, Uang Pisah atau Uang Kompensasi berlaku, surat apa saja yang boleh dicetak, apakah blacklist dicentang sejak awal, serta sebuah Regulation Reference yang menyebut pasalnya.

Profil karyawan Indonesia. Tab Additional Details pada Employee yang memuat:

• Nickname, Place of Birth, Religion (Islam, Christian, Catholic, Hindu, Buddhist, Confucian, Other), Citizenship
• Nationality Status (Local atau Expat), Marriage Code
• Work Period Type (Shift atau Regular) dan Work Hours Type (7 Hours atau 8 Hours)
• sebuah bagian Identity Document yang Identity Type-nya menawarkan KTP, E-KTP, KTP (Seasonal), Passport dan Other
• dua blok SIM
• alamat domisili dan alamat asal terpisah sampai tingkat desa
• blok magang (Prakerin)

Bagian Blacklist yang diisi oleh Employee Separation tidak berada di tab ini — letaknya di tab Exit pada Employee, tepat setelah Encashment Date.

Jumlah hari kehadiran di dalam formula penggajian. Setiap Salary Slip memuat bagian Hari Kehadiran — Hari Masuk (HM), Hari Sakit (HS), Hari Izin (HI), Hari Mangkir (HMK) dan Hari Terlambat (HD) — yang diisi dari Attendance yang sudah disubmit untuk periode slip tersebut, sebelum formula mana pun dijalankan. Anda dapat memakai nama field lengkapnya maupun singkatannya langsung di dalam formula Salary Component.

Site hasil migrasi juga sudah memiliki lima komponen jadi dengan pola ini: Gaji Pokok (GP), Masa Kerja (TMK), Kehadiran (KH), BPJS TK (BPJSTK, formula (2 * (GP + TMK)) / 100) dan Potongan (POT, formula GP / 25 * (HS + HI + HMK)).

catatan

HS dihitung dari Attendance berstatus On Leave yang nama leave type-nya mengandung kata "sick"; setiap hari On Leave lainnya menjadi HI. Berilah nama leave type Anda dengan mempertimbangkan hal ini — jenis cuti berbahasa Indonesia bernama Cuti Sakit akan terhitung sebagai izin, bukan sakit, karena pencocokannya memakai kata bahasa Inggris.

Apa yang masih harus Anda bangun sendiri

• BPJS Kesehatan. Tidak ada yang disediakan. Hanya BPJS TK yang ada, itu pun hanya di site hasil migrasi, sebagai potongan karyawan datar 2%. Porsi pemberi kerja, batas atas upah, serta pembagian antara JHT, JP, JKK dan JKM sepenuhnya harus Anda tulis sendiri sebagai komponen.
• PPh 21. Mesin pajaknya menyetahunkan penghasilan sepanjang Payroll Period, menerapkan Income Tax Slab, mengurangi pajak yang sudah dipotong dalam periode itu, lalu membagi selisihnya dengan sisa bulan. Itu adalah bentuk perhitungan penyesuaian akhir tahun, bukan TER bulanan menurut PMK 168/2023. Potongan TER harus Anda modelkan sendiri sebagai komponen berbasis formula, dan PTKP harus dimasukkan sebagai Standard Tax Exemption Amount atau disusun dari kategori pembebasan pajak.
• THR. Tidak ada dokumennya, tidak ada field-nya, tidak ada job terjadwalnya. Bayarkan sebagai Additional Salary pada komponen khusus, atau sebagai Employee Incentive.
• PKWT dan PKWTT. Employee memiliki Contract End Date dan Notice (days), dan Employment Type disediakan dengan pilihan Full-time, Part-time, Probation, Contract, Commission, Piecework, Intern dan Apprentice. Tidak ada apa pun yang menegakkan batas jangka waktu PKWT atau memperingatkan Anda sebelum kontrak berakhir.
• Laporan wajib pemerintah. Tidak ada. Laporan Provident Fund dan Professional Tax adalah laporan India dan membaca field Component Type yang hanya ada pada perusahaan India.
• Cuti wajib menurut undang-undang. Fixture pemasangan membuat Casual Leave, Sick Leave, Privilege Leave, Compensatory Off dan Leave Without Pay — bukan dua belas hari cuti tahunan atau cuti melahirkan. Buat sendiri jenis cuti tersebut.

Ketika Anda menetapkan negara sebuah Company menjadi Indonesia, satu-satunya komponen gaji yang dibuat otomatis adalah Income Tax, Basic, Arrear dan Leave Encashment. Perilaku penggajian khusus wilayah yang memang dibangun tersendiri hanya ada untuk India dan Uni Emirat Arab; Indonesia ditangani oleh data yang dijelaskan di atas.

Contoh perhitungan: lembur untuk Sari Dewi

Sari Dewi di PT Maju Jaya memiliki Gaji Pokok 5.000.000 dan Masa Kerja 500.000, keduanya terdaftar sebagai komponen yang berlaku pada Lembur GARP. Ia lembur tiga jam yang sudah disetujui pada hari Selasa.

Hourly rate     (5,000,000 + 500,000) / 173      = 31,791.91
Paid hours      3.0 raw, above the 1-hour threshold
                first tier 1.0 + floor(2.0 / 0.5) x 0.5 = 3.0
Amount          31,791.91 x (1.0 x 1.5 + 2.0 x 2.0)
                = 31,791.91 x 5.5                = IDR 174,855

Itulah hasil menurut Kepmenaker. Namun bila Sari lembur tepat satu jam, raw_hours <= threshold dan ia dibayar nol — padahal praktisi akan mengharapkan 1,5 kali tarif per jam. Turunkan Minimum Overtime Threshold (Hours) menjadi nol pada Overtime Type bila perusahaan Anda membayar sejak menit pertama.

Contoh perhitungan: pesangon untuk Budi Santoso

Budi Santoso bergabung 1 Januari 2019 dan diberhentikan pada 31 Desember 2025 dengan alasan PHK - Efisiensi Mencegah Kerugian (PP 35/2021 Ps. 43), yang memiliki UP multiplier 1 dan UPMK multiplier 1. Upah dasarnya adalah Gaji Pokok 6.000.000 ditambah Masa Kerja 400.000. Lima hari cuti tahunan belum terpakai, diisikan pada Unused Leave Encashment sebesar 1.280.000.

Service years   (date_diff + 1) / 365.25 = 2557 / 365.25 = 7.001
UP slab         7 <= 7.001 < 8   -> 8 months
UPMK slab       6 <= 7.001 < 9   -> 3 months
Uang Pesangon   6,400,000 x 8 x 1.0        = 51,200,000
UPMK            6,400,000 x 3 x 1.0        = 19,200,000
UPH             leave encashment only      =  1,280,000
Total Severance                            = IDR 71,680,000

Ada tiga hal yang perlu Anda ketahui tentang perhitungan itu.

• Upah dasar, bila Anda biarkan kosong, dibaca dari Salary Slip terakhir yang sudah disubmit milik karyawan tersebut memakai komponen yang tercantum pada Severance Rule, pada nilai satu bulan penuh sebelum diprorata menurut hari pembayaran.
• Housing & Medical Percentage disediakan bernilai 0, karena PP 35/2021 menghapus ketentuan lama sebesar 15% — naikkan hanya bila PP atau PKB Anda masih menjanjikannya.
• Service Years Calculation secara bawaan bernilai Exact (Fractional), sehingga selisih seminggu di salah satu sisi batas slab bernilai satu bulan upah penuh. Ubah ke Completed Years bila kebijakan Anda memotong pecahannya.

peringatan

Pesangon dihitung ulang setiap kali disimpan dan dinolkan lebih dulu, jadi mengubah alasan keluar tidak pernah menyisakan angka basi — tetapi angka-angka itu adalah field tampilan yang bersifat baca-saja pada dokumen separation. Angka tersebut tidak membukukan jurnal akuntansi dan tidak membuat pembayaran. Selesaikan uangnya lewat Full and Final Statement.

Mengajak karyawan memakai aplikasi self-service

Aplikasi self-service karyawan berada di /hrms. Ini adalah aplikasi web mobile yang bisa dipasang di ponsel, mencakup absen masuk dan absen keluar, pengajuan dan saldo cuti, klaim pengeluaran, uang muka karyawan, pengajuan absensi dan shift, penugasan shift, hari libur, notifikasi, dan slip gaji.

Pengajuan muncul di My Requests. Penyetuju juga mendapat tab Team Requests dengan tombol Approve dan Reject, sehingga seorang manajer tidak pernah perlu membuka desk.

Dua pengaturan di HR Settings mengendalikan check-in dari ponsel: Allow Employee Checkin from Mobile App, dan Allow Geolocation Tracking untuk menentukan apakah lokasi ikut dicatat.

Tersedia pula User Type bernama Employee Self Service, yang diterapkan bersama user permission pada Employee, untuk orang yang hanya boleh menjangkau data miliknya sendiri. Tipe ini memberi persis hak berikut dan tidak lebih:

Akses	Dokumen
Hanya baca	Holiday List, Company, Leave Type, Expense Claim Type, Training Program, Employee Checkin, Salary Slip
Baca dan tulis record sendiri	Employee
Buat, tulis, hapus	Leave Application, Attendance Request, Compensatory Leave Request, Expense Claim, Employee Advance, Employee Benefit Application, Employee Tax Exemption Declaration dan Proof Submission, Employee Grievance, Employee Referral, Travel Request
Buat lewat amend	Timesheet, Training Feedback, Shift Request

Ada dua konsekuensi yang perlu Anda antisipasi:

• Pengguna self-service (ESS) tidak akan pernah bisa men-submit Expense Claim atau Leave Application miliknya sendiri. Itu memang tugas penyetuju.
• Overtime Request sama sekali tidak punya layar di aplikasi, sehingga SPL harus dibuat di desk meskipun lembur yang disahkannya dibayarkan lewat proses penggajian yang sama.

Ketika seseorang tidak bisa masuk ke aplikasi

Aplikasi hanya menerima seorang pengguna bila ada record Employee yang User ID-nya adalah login tersebut dan Status-nya Active.

Selain itu — tidak ada record Employee, User ID tidak cocok, atau statusnya Inactive, Suspended maupun Left — pengguna akan mendarat pada dialog Login Failed. Anda akan melihat pesan No active employee found associated with the email ID ..., dan orang tersebut langsung dikeluarkan kembali.

Karena itu karyawan yang keluar kehilangan akses aplikasi begitu separation-nya disubmit.

Menemukan formulir yang tidak ada di menu mana pun

Ada tiga cara untuk membuka apa pun.

• Ketik alamatnya. Setiap jenis dokumen bisa dibuka di /app/ diikuti namanya dalam huruf kecil dengan tanda hubung — /app/leave-application, /app/salary-slip, /app/expense-claim.
• Pakai command bar. Tekan Cmd/Ctrl + K lalu ketik namanya untuk langsung melompat ke sana.
• Periksa sidebar workspace. Formulir yang tidak ada di badan halaman sering kali tetap ada di sidebar. Lihat Sepuluh workspace.

Ada sekitar dua puluh formulir yang disediakan tanpa tautan sama sekali, baik di badan maupun di sidebar workspace mana pun. Formulir-formulir itu tidak disembunyikan — hanya saja harus dicapai dengan cara lain. Yang paling berguna di antaranya:

Dokumen	Apa itu	Cara membukanya
Full and Final Statement	Menyelesaikan kewajiban kedua pihak pada saat karyawan keluar	Tab Connections pada Employee, atau /app/full-and-final-statement
Exit Interview	Catatan wawancara karyawan yang keluar	Connections pada Employee, atau /app/exit-interview
Employee Transfer	Memindahkan seseorang antardepartemen atau antarperusahaan	Connections pada Employee, atau /app/employee-transfer
Overtime Request	SPL yang mengesahkan lembur di muka	/app/overtime-request
Employee Exit Reason	Data master yang mendasari pesangon dan surat-surat	/app/employee-exit-reason
Severance Rule	Tabel lapisan (slab) PP 35/2021	/app/severance-rule
Leave Adjustment	Mengoreksi saldo cuti tanpa membuat alokasi baru	/app/leave-adjustment
Arrear, Payroll Correction	Rapelan dan koreksi slip setelah terbit	Connections pada Employee, atau /app/arrear dan /app/payroll-correction
Employment Type, Offer Term, Job Applicant Source, Skill	Master kecil yang dipakai formulir lain	Ketik namanya di command bar

Tab Connections pada formulir Employee adalah jawaban paling praktis untuk sebagian besar dokumen tersebut. Tab itu mengelompokkan dokumen Attendance, Leave, Lifecycle, Employee Exit, Shift, Expense, Benefit, Payroll, Training dan Evaluation milik orang yang sedang Anda buka.

Rincian, batasan dan kasus khusus

Semua yang ada di bawah ini bersifat referensi. Anda boleh berhenti membaca di sini, kecuali bila Anda sedang menata sistemnya, menelusuri masalah hak akses, atau mencari tahu mengapa sesuatu tidak berjalan sendiri.

Sepuluh workspace

Setiap workspace terdiri atas dua bagian, dan isinya berbeda.

• Badan halaman berisi sekumpulan kartu tautan dan, pada beberapa workspace, sebuah grafik.
• Sidebar kiri berisi daftar yang lebih ringkas dan disusun untuk pekerjaan sehari-hari: dokumen yang paling sering Anda buka, grup Reports, grup Setup, dan biasanya sebuah tautan Settings yang langsung membuka tab HR Settings yang sesuai.

Bila sebuah formulir tidak ada di badan halaman, periksa dulu sidebar sebelum menyimpulkan bahwa formulir itu memang tidak ada.

People (/app/people) adalah pusatnya. Badan halamannya memuat enam kartu — Employee, Leaves, Payroll, Attendance, Recruitment dan Performance — di bawah header Human Resources. Sidebar-nya adalah satu-satunya tempat yang mencantumkan seluruh sembilan workspace lainnya, jadi dari sinilah Anda bernavigasi.

HR Setup (/app/hr-setup) memuat data master organisasi. Badan halamannya berisi delapan kartu:

• Setup — Company, Branch, Department, Designation
• Employee — Employee, Employee Group, Employee Grade
• Leaves
• Attendance
• Expense Claim
• Settings — HR Settings, Payroll Settings, Daily Work Summary Group
• Key Reports
• Other Reports

Sidebar-nya menambahkan halaman Organizational Chart (/app/organizational-chart) dan dashboard Human Resource. Dashboard itu menampilkan Total Employees, New Hires (This Year), Employee Exits (This Year), Employees Joining (This Quarter) dan Employees Relieving (This Quarter), di atas grafik perekrutan versus karyawan keluar, usia, jenis kelamin, tipe, grade, cabang, jabatan dan departemen.

Tenure (/app/tenure) mencakup masa kerja seseorang di perusahaan Anda, sejak bergabung sampai keluar: Employee Onboarding dan template-nya, Employee Separation, Employee Grievance dan Grievance Type, Employee Skill Map, rangkaian pelatihan (Training Program, Training Event, Training Result, Training Feedback), Daily Work Summary, serta laporan Employee Exits, Employee Birthday, Employee Information dan Employee Analytics. Dashboard di sidebar-nya, Employee Lifecycle, menghitung jumlah onboarding, separation, promosi, mutasi dan pelatihan bulan ini.

Shift & Attendance berisi Shift Type, Shift Location, Shift Schedule, Shift Schedule Assignment, Shift Assignment, Shift Assignment Tool, Shift Request, Employee Checkin, Attendance, Attendance Request, Employee Attendance Tool untuk menandai absensi satu kelompok sekaligus, Upload Attendance, Timesheet, Activity Type, dan pasangan lembur Overtime Type dan Overtime Slip. Tautan Roster di dalamnya membuka layar penjadwalan grid bulanan tersendiri di /hr/roster, dan dashboard Attendance-nya menampilkan Total Present, Total Absent, Late Entry dan Early Exit untuk bulan berjalan.

Leaves (/app/leaves) berisi saldo cuti dan pengajuan atas saldo tersebut: Leave Type, Leave Period, Leave Policy, Leave Policy Assignment, Leave Allocation, Leave Application, Compensatory Leave Request, Leave Encashment, Leave Block List, Holiday List, Holiday List Assignment, dan Leave Control Panel untuk mengalokasikan cuti secara massal. Tiga kartu angka terpasang di badan halaman: Holidays in this month, Number of Employees on Leave (This Month) dan Number of Employees on Leave (Today).

Payroll (/app/payroll) adalah proses pembayaran gaji: Salary Component, Salary Structure, Salary Structure Assignment dan Bulk Salary Structure Assignment, Payroll Period, Payroll Entry, Salary Slip, Additional Salary, Employee Incentive, Retention Bonus dan Salary Withholding, dengan laporan Salary Register, Bank Remittance dan Income Tax Computation. Dashboard Payroll menambahkan Total Declaration Submitted, Total Salary Structure, Total Incentive Given (Last month) dan Total Outgoing Salary (Last month).

Tax & Benefits memuat Income Tax Slab, Employee Tax Exemption Category dan Sub Category, Employee Tax Exemption Declaration dan Proof Submission, serta pasangan tunjangan fleksibel Employee Benefit Application dan Employee Benefit Claim. Sidebar-nya juga memuat Accrued Earnings Report, yang tidak ada di badan halaman.

Expenses (/app/expenses) mencakup Expense Claim dan Expense Claim Type, Employee Advance, perjalanan dinas (Travel Request, Purpose of Travel) dan armada kendaraan (Vehicle Log, Vehicle, Driver, Vehicle Service Item), ditambah laporan Employee Advance Summary, Unpaid Expense Claim dan Vehicle Expenses serta dashboard Expense Claims.

Performance (/app/performance) berisi Goal, KRA, Appraisal Template, Appraisal Cycle, Appraisal, Employee Feedback Criteria, Employee Performance Feedback dan Employee Promotion. Perhatikan bahwa badan halamannya tidak memuat apa pun selain grafik Appraisal Overview — seluruh tautan dokumen berada di sidebar.

Recruitment (/app/recruitment) berjalan dari Staffing Plan dan Job Requisition, lalu Job Opening, Job Applicant, Interview, Interview Feedback, Job Offer dan Appointment Letter, dengan Employee Referral, Interview Type serta record template untuk lowongan, syarat penawaran dan surat. Lowongan yang dipublikasikan tampil di portal lowongan publik pada /jobs, yang tertaut dari sidebar.

peringatan

Dua nama workspace mengandung tanda ampersand, sehingga alamatnya merepotkan untuk diketik dan mudah salah ketik. Buka Shift & Attendance dan Tax & Benefits dengan mengklik namanya di sidebar, bukan lewat URL.

Peran, dan siapa yang boleh submit apa

Ada tujuh peran yang menjalankan pekerjaan ini.

• HR Manager dan HR User adalah dua peran administratif.
• Employee adalah peran yang dipegang semua orang.
• Leave Approver dan Expense Approver diberikan otomatis begitu Anda mencantumkan seorang pengguna pada field yang sesuai di record Employee.
• Interviewer dan Fleet Manager adalah peran sempit untuk satu bidang saja.

Pemasangan GARP HR juga membuat satu Role Profile bernama HR, yang menggabungkan HR User, HR Manager, Leave Approver dan Expense Approver. Pemasangan itu juga membuat empat profil operasional toko — GTHR - HO, GTHR - SM, GTHR - MR dan GTHR - KG — mulai dari akses penuh setingkat HR Manager sampai hanya peran Employee saja.

Hak baca diberikan luas dan jarang menimbulkan masalah. Hak Submit — tombol yang membuat sebuah dokumen menjadi final — itulah yang kerap menjegal implementasi, karena pembagiannya tidak merata:

Dokumen	Siapa yang boleh submit	Siapa yang boleh cancel	Celah yang perlu dicatat
Payroll Entry	HR Manager	HR Manager	HR User tidak punya akses sama sekali, membaca pun tidak
Salary Slip	HR User, HR Manager	HR Manager	HR User tidak bisa cancel atau amend slip yang ia submit sendiri
Salary Structure Assignment	HR User, HR Manager	HR Manager	—
Leave Application	HR User, HR Manager, Leave Approver	sama	Leave Approver tidak bisa membuat pengajuan
Expense Claim	HR User, HR Manager, Expense Approver	sama	Employee bisa membuat dan menyunting, tetapi tidak pernah bisa submit
Employee Separation	hanya System Manager	System Manager	HR Manager bisa mengisinya, lalu tidak bisa men-submit-nya
Full and Final Statement	HR Manager	HR Manager	System Manager bisa membuat, tetapi tidak bisa submit
Overtime Slip	HR User, Leave Approver, System Manager	HR User, Leave Approver	HR Manager tidak punya baris izin sama sekali
Overtime Request	HR User, HR Manager	HR Manager	HR User tidak bisa cancel atau amend
Overtime Type	tidak dapat disubmit	—	HR User hanya punya select: cukup untuk memilihnya dari dropdown di formulir lain, tidak cukup untuk membukanya
Attendance	HR User, HR Manager	keduanya	—
Payroll Correction, Arrear	HR Manager dan System Manager (Arrear); HR User, HR Manager dan System Manager (Correction)	HR Manager, hanya pada Arrear	Tidak ada peran yang punya hak cancel pada Payroll Correction — dokumen yang sudah disubmit tidak bisa dibatalkan

HR Settings dapat diubah oleh HR Manager dan System Manager; HR User bisa membacanya tetapi tidak bisa mengubahnya. Payroll Settings dapat diubah oleh HR Manager dan System Manager, dan sama sekali tidak terlihat oleh HR User.

peringatan

Periksa baris Employee Separation dan Overtime Slip sebelum go-live. Sebagaimana disediakan, seorang HR Manager yang bukan sekaligus System Manager tidak dapat men-submit separation, dan seorang HR Manager yang bukan sekaligus HR User bahkan tidak dapat membuka Overtime Slip. Perbaiki keduanya lewat Role Permissions Manager (/app/permission-manager), bukan dengan menyunting formulirnya sendiri.

Dua pengaturan lain memperketat persetujuan. Prevent self approval for leaves even if user has permissions dan padanannya untuk pengeluaran sama-sama nonaktif secara bawaan. Bila Anda aktifkan, orang yang menyetujui pengajuannya sendiri akan melihat pesan Self-approval for leaves is not allowed atau Self-approval for Expense Claims is not allowed. Kedua pemeriksaan ini dilewati sepenuhnya bila ada Workflow pada formulir tersebut, jadi bila Anda membangun workflow, aturan itu harus Anda tegakkan sendiri di dalamnya.

Bagaimana dokumen saling terhubung

Job Opening ─▶ Job Applicant ─▶ Job Offer ─▶ Employee Onboarding ─▶ Employee
                                                │
      Employee Checkin ─▶ Attendance ─▶ Overtime Slip ─▶ Additional Salary
      Overtime Request (approved) ────────────┘
      Leave Allocation ─▶ Leave Application
      Expense Claim / Employee Advance
                                                │
Salary Structure Assignment ─▶ Payroll Entry ─▶ Salary Slip ─▶ Journal Entry ─▶ bank payment
                                                │
        at exit: Employee Separation, then Full and Final Statement
                     (both raised against the Employee, not against each other)

Dua sambungan dalam gambar itu perlu dijelaskan tersendiri, karena berjalan dengan sendirinya dan kerap mengejutkan orang.

Membuat Employee dari seorang Job Applicant. Membuat record Employee dengan tautan Job Applicant akan mengubah status pelamar itu menjadi Accepted, dan juga mengubah serta menyimpan Job Offer yang tertaut menjadi Accepted, disertai pesan yang memberi tahu Anda bahwa hal itu terjadi. Proses ini hanya berjalan saat Employee dibuat pertama kali, jadi menautkan seorang pelamar ke Employee yang sudah ada tidak mengubah apa pun.

Pembuatan Employee juga mengisi Attendance Device ID (Biometric/RF tag ID) bila field itu kosong. GARP mengambil device ID numerik tertinggi yang sudah dipakai di perusahaan tersebut lalu menambahkan satu, sehingga karyawan hasil impor tetap memakai PIN sidik jari lamanya sementara karyawan baru mendapat nomor bebas berikutnya.

Men-submit Employee Separation. Dengan Set Employee as Left on Submit tercentang — dan secara bawaan memang tercentang — men-submit dokumen itu akan mengubah status Employee menjadi Left, menuliskan kembali tanggal relieving dan alasan keluar, serta, bila Mark as Blacklisted dicentang, membubuhkan tanda blacklist beserta alasan, tanggal dan penggunanya. Membatalkannya membalik semua perubahan tersebut, tetapi hanya bila Employee masih berstatus Left dengan tanggal relieving yang sama seperti yang dituliskan oleh separation itu.

Apa yang berjalan terjadwal

Tidak ada bagian HR yang harus menunggu proses batch malam hari agar datanya benar, tetapi ada empat belas background job yang menjaga data turunan tetap bergerak. Bila absensi tidak muncul atau cuti tidak bertambah, tabel inilah yang pertama harus Anda periksa. Job yang ditandai (antrean long) berjalan di antrean background GARP untuk pekerjaan yang lebih lambat.

Kekerapan	Job	Fungsinya
Setiap tick	Pengingat interview	Mengirim email ke pewawancara menjelang jadwal wawancara, sesuai Remind Before (bawaan 00:15:00), bila Send Interview Reminder aktif
Tiap jam	Pemicu Daily Work Summary	Mengirim permintaan laporan untuk setiap Daily Work Summary Group yang aktif pada jam yang dikonfigurasi
Tiap jam (antrean long)	Update Last Sync of Checkin	Untuk Shift Type yang Enable Auto Attendance dan Automatically update Last Sync of Checkin-nya dicentang, memajukan penanda ke satu menit setelah shift berakhir
Tiap jam (antrean long)	Absensi otomatis	Menandai absensi secara otomatis untuk setiap Shift Type yang Enable Auto Attendance-nya dicentang
Tiap jam (antrean long)	Pembuatan shift otomatis	Memperpanjang baris Shift Schedule Assignment ke depan, dan mencatat komentar pada setiap baris yang diperpanjang
Harian	Pengingat ulang tahun dan hari jadi kerja	Mengirim email ke perusahaan, dikendalikan oleh Birthdays dan Work Anniversaries di HR Settings (keduanya aktif secara bawaan)
Harian	Rangkuman Daily Work Summary	Mengirim email berisi balasan ditambah daftar "No replies from" dan menandai rangkuman sebagai Sent
Harian	Pengingat feedback interview	Menagih pewawancara yang belum mengisi feedback
Harian	Kedaluwarsakan shift assignment	Menandai Shift Assignment yang sudah disubmit dan berstatus Active, yang tanggal akhirnya sebelum kemarin, menjadi tidak aktif
Harian	Tutup lowongan yang sudah lewat	Mengubah setiap Job Opening berstatus Open yang tanggal Closes On-nya sudah lewat menjadi Closed
Harian (antrean long)	Kedaluwarsakan leave allocation	Menulis entri kedaluwarsa di Leave Ledger untuk cuti carry-forward yang sudah melewati batas waktunya
Harian (antrean long)	Buat leave encashment	Membuat dokumen Leave Encashment berstatus draf untuk alokasi yang berakhir kemarin, hanya bila Auto Leave Encashment aktif
Harian (antrean long)	Alokasikan earned leave	Menambah alokasi untuk Leave Type yang ditandai earned, sesuai jadwal yang ditentukan leave type tersebut; kegagalannya dikirim lewat email
Mingguan / Bulanan	Pengingat hari libur di muka	Mana pun yang cocok dengan nilai Set the frequency for holiday reminders, bawaan Weekly

Terkait

• Karyawan — record yang menjadi tumpuan semua hal lain.
• Penggajian — proses bulanan selengkapnya.
• Lembur — pengaturan lembur Indonesia secara terperinci.
• Pengaturan dan laporan — HR Settings tab demi tab, dan setiap laporan yang tersedia.
• Akuntansi — tempat slip gaji dan klaim pengeluaran dibukukan.
• Proyek — timesheet yang dapat menjadi masukan bagi slip gaji.